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DSO - Abschnitt 2. Die Dekanatssynode

Unterabschnitt 5. Geschäftsführung und Geschäftsordnung

§ 24. Einladung und Tagesordnung.

(1) Die Dekanatssynode tritt jährlich mindestens einmal zusammen. Bei Bedarf können weitere Tagungen einberufen werden. Eine Tagung muss einberufen werden, wenn ein Drittel der stimmberechtigten Mitglieder oder die Kirchenleitung es verlangen. Die Tagung kann ausnahmsweise als Videokonferenz durchgeführt werden.

(2) Der Dekanatssynodalvorstand bestimmt Ort, Zeit und Art der Durchführung der Tagung der Synode und stellt die Tagesordnung fest. Die Sitzungsleitung lädt die Synodalen bis spätestens zwei Wochen vor Beginn der Tagung in Schrift- oder Textform unter Beachtung des Datenschutzes ein und teilt die Tagesordnung mit.

(3) Anträge von Kirchenvorständen oder von mindestens fünf Mitgliedern der Dekanatssynode, die spätestens eine Woche vor der Synodaltagung bei dem Dekanatssynodalvorstand eingegangen sind, müssen noch auf die Tagesordnung gesetzt werden. Die Ergänzung der Tagesordnung ist den Synodalen mitzuteilen.

(4) Über Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, kann auf Beschluss der Dekanatssynode verhandelt werden. Über sie darf jedoch nur ein Beschluss gefasst werden, wenn alle anwesenden Mitglieder damit einverstanden sind. Ausgenommen von dieser Regelung sind Nachwahlen zum Dekanatssynodalvorstand.

(5) Für verhinderte gewählte Mitglieder sind die für sie gewählten stellvertretenden Mitglieder einzuladen. Die in Absatz 2 genannte Frist gilt hierbei nicht.

Kommentar zu § 24:

1. Der Dekanatssynodalvorstand ist grundsätzlich für die Festlegung der Sitzungstermine und des Sitzungsortes, die Aufstellung der Tagesordnung sowie die Durchführung der Synodaltagungen zuständig.

Neu In § 24 Absatz 1 ist die Möglichkeit einer Videokonferenz normiert. Ob Dekanatssynoden als Videokonferenz durchgeführt werden, entscheidet nach Absatz 2 der Dekanatssynodalvorstand, da er auch über die Art der Durchführung entscheidet. Durch die Formulierung „ausnahmsweise“ wird deutlich, dass Präsenzsitzungen nach wie vor der Normalfall sein sollen. Eine Dekanatssynode kann daher nicht ausschließlich per Videokonferenz tagen. Durch die Neuregelung sind auch hybride Sitzungsformen möglich, beispielsweise eine Zuschaltung einzelner Synodaler per Telefon in eine Videokonferenz oder eine Zuschaltung einzelner Synodaler in Präsenzsitzungen per Telefon oder Video.

Wird eine Videokonferenz beschlossen, darf dadurch kein Mitglied der Dekanatssynode von einer Sitzungsteilnahme ausgeschlossen werden, weil es nicht über die erforderliche Hardware-Ausstattung verfügt. Allen Synodalen muss eine Teilnahme an einer Videokonferenz auch tatsächlich technisch möglich sein.

2. Absatz 1 regelt, dass der Dekanatssynodalvorstand die Dekanatssynode mindestens einmal jährlich zu Sitzungen einberuft, damit eine kontinuierliche Gremienarbeit der Dekanatssynode möglich ist. Der Dekanatssynodalvorstand entscheidet auch, ob er bei Bedarf weitere Tagungen einberuft.

3. Eine Synodaltagung muss einberufen werden, wenn die Kirchenleitung oder ein Drittel der gewählten und berufenen Mitglieder der Dekanatssynode dies beantragen. Beratende Mitglieder und Jugenddelegierte zählen bei der Feststellung des erforderlichen Drittels nicht mit, auch wenn sie den Antrag mit unterstützen.

4. Nach Absatz 2 hat die Einladung unter Angabe der Tagesordnung mindestens zwei Wochen vor der Tagung zu erfolgen.  Zur Berechnung der Einladungsfrist gelten nach § 18 Absatz 1 Verwaltungsverfahrens- und -zustellungsgesetz der EKD (VVZG-EKD) die §§ 187 – 193 BGB entsprechend. Das bedeutet, dass zwischen dem Tag des Zugangs der Einladung und der Dekanatssynode mindestens zwei Wochen liegen müssen. Bei einem Versand per Email oder Post kann von einem Zugang nach drei Tagen ausgegangen werden, § 28 Absatz 2 VVZG-EKD. Beispiel: Bei einer Synodaltagung am Freitag, den 24. Juni, muss die Einladung den Synodalen also spätestens am Donnerstag, den 9. Juni, zugegangen sein. Bei einer Einlieferung bei der Post am Samstag, den 4. Juni, dürfen Samstag und Sonntag bei der Fristberechnung nicht berücksichtigt werden, sodass die Einladung nach den drei folgenden Werktagen Montag, Dienstag und Mittwoch am Donnerstag, den 9. Juni, als zugegangen gilt.

5. Nehmen stellvertretende Mitglieder an Synodaltagungen teil, gilt die zweiwöchige Einladungsfrist für sie nicht. Sie können daher auch mit einer kürzeren Einladungsfrist noch ordnungsgemäß eingeladen werden.

6. Stellvertretende Mitglieder werden jeweils für eine bestimmte Synodale bzw. einen bestimmten Synodalen gewählt. Nur diese Synodale oder diesen Synodalen können sie bei deren oder dessen Abwesenheit vertreten.

7. Für die Einladung ist neben der Schriftform nun auch die Textform zulässig, d. h. die Einladung kann auch per E-Mail etc. erfolgen, wenn die Erfordernisse des Datenschutzes gewahrt sind. Dies ist bei einem elektronischen Versand der Fall, wenn

- wenn ausschließlich die dienstlichen Mail-Adressen oder

- ein Verschlüsselungsprogramm genutzt werden oder

- die Tagungsunterlagen auf einem mit einem Passwort geschützten Bereich im Internet eingestellt werden oder

- die Tagungsunterlagen passwortgeschützt auf dem EKHN-Portal (portal.ekhn.de) zur Verfügung gestellt werden.

Dem Datenschutz ist aber auch dann entsprochen, wenn die versandten Unterlagen keinerlei personenbezogene Daten enthalten, siehe hierzu auch § 19 Punkt 1.

8. Nach Absatz 3 können jeder Kirchenvorstand oder mindestens fünf Mitglieder der Dekanatssynode die Aufnahme von Tagesordnungspunkten auf die Tagesordnung erzwingen, wenn diese mindestens eine Woche vor der Sitzung beim Dekanatssynodalvorstand eingereicht werden. Antragsberechtigt sind hierbei alle Mitglieder der Dekanatssynode, gewählte, berufene, beratende Mitglieder sowie die Jugenddelegierten.

9. Die Antragstellung ist nicht an die Schriftform gebunden. Anträge müssen aber beim Dekanatssynodalvorstand spätestens eine Woche vor der Tagung eingegangen sein. Über nachträglich angemeldete Tagesordnungspunkte sind alle Mitglieder der Dekanatssynode vom Dekanatssynodalvorstand vor der Sitzung zu informieren, um allen Mitgliedern eine angemessene Sitzungsvorbereitung zu ermöglichen. Die Mitteilung sollte so schnell wie möglich erfolgen, ist aber an keine ausdrückliche Frist gebunden.

10. Anträge, die später als eine Woche vor der Tagung eingehen, können vom Dekanatssynodalvorstand nicht mehr auf die Tagesordnung gesetzt werden. Hierüber sollten Antragstellende informiert werden. Die Antragstellerin oder der Antragsteller kann dann nur noch eine Aufnahme in die Tagesordnung nach Absatz 4 zu Beginn der Synodaltagung beantragen.

11. Andere Gruppen im Dekanat, z. B. die Mitarbeitervertretung oder die Jugendvertretung, haben kein Recht, die Aufnahme von Tagesordnungspunkten zu beantragen. Der Dekanatssynodalvorstand kann Anregungen aber aufgreifen und von sich aus auf die Tagesordnung nach Absatz 2 setzen.

12. In Absatz 4 ist der Umgang mit Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, geregelt. Grundsätzlich sollen die Mitglieder der Dekanatssynode sich auf die Tagungen angemessen vorbereiten können und der Dekanatssynodalvorstand die Chance haben, die Synodaltagungen ordnungsgemäß zu leiten. Die Mitglieder der Dekanatssynode sollen daher vor überraschenden Tagesordnungspunkten grundsätzlich geschützt werden. Deshalb liegt die Hürde für eine Änderung der Tagesordnung in der Sitzung relativ hoch. Folgendes dreistufige Verfahren wurde beibehalten:

a) Der Antrag, einen Punkt auf die Tagesordnung zu nehmen, muss die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhalten.

b) Kein Mitglied der Dekanatssynode darf auf die Frage: „Erhebt sich gegen die Beschlussfassung über diesen Tagesordnungspunkt Widerspruch?“ einer Beschlussfassung in dieser Sache widersprechen. Wird widersprochen, kann der nachgemeldete Tagesordnungspunkt nur besprochen werden, eine Beschlussfassung ist nicht möglich. 

c) Wird einer Beschlussfassung nicht widersprochen, kann in der Sache nach § 27 Absatz 4 DSO abgestimmt werden.

d) Nachwahlen zum Dekanatssynodalvorstand können nicht in der Sitzung auf die Tagesordnung genommen werden. Hier sollen alle Mitglieder der Dekanatssynode die Möglichkeit einer angemessenen Vorbereitung haben.

13. Die Regelung des Absatzes 4 greift auch, wenn in der Sitzung das Absetzen eines Tagesordnungspunktes beantragt wird. Auch ein derartiger Antrag ist in einer Synodaltagung nur dann erfolgreich, wenn alle Mitglieder der Dekanatssynode mit einer Absetzung einverstanden sind.

14. Nachwahlen zum Dekanatssynodalvorstand können nach § 24 Absatz 4 DSO nachträglich nicht von der Tagesordnung abgesetzt werden. Dies gilt auch für die Wahl von Dekaninnen und Dekanen und stellvertretenden Dekaninnen und Dekanen im Rahmen eines Stellenbesetzungsverfahrens nach §§ 32a ff. PfStG.

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