§ 11. Einberufung der ersten Sitzung.

1. Durch die Regelung des Absatz 1 bleibt der jeweils amtierende Dekanatssynodalvorstand über die Amtszeit der abgelaufenen Dekanatssynode geschäftsführend im Amt, um die konstituierende Sitzung der nachfolgenden Synode vorbereiten zu können. Er ist für die Vorbereitung und Einberufung der konstituierenden Sitzung zuständig und kann die laufenden Geschäfte weiter führen. Sein Amt endet erst mit der Wahl des neuen Dekanatssynodalvorstands.

Muster-Wahlprotokoll

2. Der alte Vorstand ist in der neuen Dekanatssynode nicht mehr stimmberechtigt, da er der neuen Synode nicht mehr angehört. Dies gilt nicht für Dekaninnen und Dekane sowie stellvertretende Dekaninnen und Dekane, da sie der Synode gemäß Artikel 19 Absatz 1 Satz 6 KO immer kraft Amtes angehören, solange sie im Amt sind. Sie sind solange auch in der konstituierenden Synode stimmberechtigt. Das Amt der stellvertretenden Dekaninnen und Dekane endet unmittelbar mit der Neuwahl der stellvertretenden Dekaninnen und Dekane. Das Amt der Dekaninnen und Dekane endet erst mit dem Amtsantritt der neugewählten Dekanin oder des neugewählten Dekans. Das Datum des Amtsantritts wird in der Ernennungsurkunde der Kirchenleitung gemäß § 32a Absatz 2 PfStG festgelegt. Erst ab diesem Zeitpunkt sind neugewählte Dekaninnen und Dekane stimmberechtigt, sofern sie nicht der Synode bereits als gewählte Mitglieder angehören, § 12 Absatz 2 DSO. Die Regelungen für Dekaninnen und Dekane gelten auch für kommissarische Dekaninnen und Dekane. Ist die kommissarische Beauftragung befristet worden, gilt sie längstens bis zum Ablauf der Befristung.

3. Durch die Formulierung „bis zur Wahl“ des neuen Dekanatssynodalvorstands endet das Amt des alten Dekanatssynodalvorstands auch dann, wenn in der konstituierenden Sitzung die Wahl des gesamten Dekanatssynodalvorstands nicht gelingt. Auch in diesem Fall endet die Verantwortung des bisherigen Dekanatssynodalvorstands mit dem Abschluss aller Wahlvorgänge zum Dekanatssynodalvorstand, die in der konstituierenden Sitzung durchgeführt werden können.

4. Nach Absatz 2 hat der bisherige Dekanatssynodalvorstand die Aufgabe der Vorprüfung der Wahlen der Synodalen nach der Dekanatssynodalwahlordnung. Wenn keine Einsprüche gegen die Wahlen vorliegen, kann die Dekanatssynode die Legitimation ihrer Mitglieder ohne weiteres prüfen und feststellen. Liegen Einsprüche gegen die Wahlen vor, muss zunächst das Ergebnis des Einspruchsverfahrens nach § 8 DSWO abgewartet werden.

5. Mit der Feststellung der Legitimation gelten alle zu diesem Zeitpunkt gewählten Mitglieder der Dekanatssynode als ordnungsgemäß gewählt, alle berufenen Mitglieder als ordnungsgemäß berufen. Die Feststellung der Legitimation schafft also für die Arbeit der Synode Rechtsklarheit und Rechtssicherheit.

6. Die Neukonstituierung der Organe des Dekanats stellt für die beteiligten Personen einen Neubeginn dar. Dies gilt aber nicht für die Rechtsbeziehungen des Dekanats. Die neue Dekanatssynode und der neue Dekanatssynodalvorstand sind wie die vorherigen die Vertretung des Dekanats, dem alle Handlungen der alten wie der neugewählten Organe rechtlich zugerechnet werden. Trotz des Wechsels der Personen besteht daher rechtlich keine Unterbrechung oder ein Bruch, sondern eine Kontinuität.

7. Das Recht der EKHN geht deshalb davon aus, dass der Wechsel von einem Dekanatssynodalvorstand auf den nächsten übergangslos durch die Übergabe der Geschäfte erfolgt. Bei jedem Wechsel im Vorsitz des Dekanatssynodalvorstands muss eine Geschäftsübergabe stattfinden. An dieser Übergabe sind die alten und neuen Vorsitzenden sowie die Dekanin oder der Dekan beteiligt. Bei Bedarf können weitere sachkundige Personen, z. B. die Leitung der zuständigen Regionalverwaltung, hinzugezogen werden. Die Übergabe ist in einem Übergabeprotokoll festzuhalten, das von den alten und neuen Vorsitzenden zu unterschreiben ist. Im Sinne einer selbstorganisierten Innenrevision ist das Übergabeprotokoll auch dann auszufüllen, wenn die oder der bisherige Vorsitzende des Dekanatssynodalvorstands erneut gewählt wurde, da die Amtszeit einer neuen Synode beginnt.

8. Darüber hinaus muss der neue Dekanatssynodalvorstand darüber informiert werden, was bisher gemacht worden ist. Die Arbeit des Dekanatssynodalvorstands findet ihren rechtsgültigen Ausdruck in Beschlüssen, die in ein Protokollbuch aufzunehmen sind (§ 46 DSO). Dieses Protokollbuch und alle damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen müssen dem neuen Dekanatssynodalvorstand zur Verfügung stehen.

9. Es kann auch vorkommen, dass der alte Dekanatssynodalvorstand einzelne Vorhaben zwar begonnen hat, aber noch nicht abschließen konnte. Dann ist es wichtig, dass der neue Vorstand über den Stand der Vorhaben informiert wird. Außerdem sollen die Arbeitsmittel, z. B. Rechtssammlung, Formulare usw. weitergegeben werden, soweit sie sich nicht ohnehin im Dekanatsbüro befinden.

10. Der alte Dekanatssynodalvorstand sollte also früh genug:

a) die erforderlichen Unterlagen, Verzeichnisse und Bücher zusammenstellen,

b) sich überlegen, was er dem neuen Dekanatssynodalvorstand darüber hinaus mitteilen möchte,

damit dieser die Arbeit möglichst reibungslos fortführen kann.

11. Die Dokumentation der ordnungsgemäßen Übergabe erfolgt in dem von der Kirchenleitung vorgegebenen Muster-Übergabeprotokoll. Ein Übergabeprotokoll ist in jedem Fall auszufüllen, auch dann, wenn die oder der neue Dekanatssynodalvorstandsvorsitzende erneut gewählt wird, da es hierbei um eine Übergabe von Dekanatssynodalvorstand zu Dekanatssynodalvorstand geht. 

Muster-Übergabeprotokoll für DSV-Vorsitzenden