FAQs zur Kirchlichen Arbeitsgemeinschaft

Grundsätzliches ...

Können Arbeitsgemeinschaften zur gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung nur zu einem bestimmten Termin, z. B. zum Jahreswechsel gebildet werden?

Bei Bildung von Arbeitsgemeinschaften bleiben die beteiligten Kirchengemeinden unverändert bestehen. Sie können darum auch unterjährig gebildet werden. Notwendige Anpassungen im Haushalt können auch zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden.

Bezieht sich eine Arbeitsgemeinschaft immer nur auf eine einzelne gemeinsam wahrzunehmende Aufgabe, zum Beispiel ein gemeinsames Gemeindebüro?

In einer Arbeitsgemeinschaft können auch mehrere gemeinsame Aufgaben vereinbart werden. Sollte sich die Vereinbarung nur auf einen Bereich beziehen, ist dies bei Bedarf auch in einer Überarbeitung erweiterbar. Neben der gemeinsamen Verwaltung lässt sich z. B. auch ein gemeinsamer Pfarrdienst in Form eines Kooperationsraums regeln.

Ist die Bildung von Arbeitsgemeinschaften dekanats- oder regionalverwaltungsübergreifend möglich?

Arbeitsgemeinschaften können dekanats- oder regionalverwaltungsübergreifend gebildet werden und bei Bedarf auch Kirchengemeinden aus anderen Gliedkirchen der EKD umfassen (z. B. Kurhessen-Waldeck oder Rheinland).

Können sich Dekanate an gemeinsamen Aufgaben einer Arbeitsgemeinschaft beteiligen?

Als kirchliche Körperschaften können sich Dekanate gemeinsam mit Kirchengemeinden an Arbeitsgemeinschaften beteiligen.

Wie wird die Zusammenarbeit in einer Arbeitsgemeinschaft gesteuert?

Für die Steuerung der Zusammenarbeit in einem Kooperationsraum sind die beteiligten Kirchenvorstände (bzw. Dekanatssynodalvorstände) zuständig. Ein gemeinsamer Kooperationsausschuss oder ein geschäftsführender Ausschuss für die gemeinsamen Angelegenheiten (gemäß § 5 Absatz 3 RegG) ist sinnvoll, ebenso wie gemeinsame Tagungen der beteiligten Kirchenvorstände.

Wie setzt sich ein geschäftsführender Ausschuss (§5 Absatz 3 RegG) zusammen?

Die Zusammensetzung eines geschäftsführenden Ausschusses ist in der Satzung zu vereinbaren (vgl. § 15 Absatz 2 Nr. 4). Es empfiehlt sich, ausschließlich Mitglieder der Kirchenvorstände zu berufen und darauf zu achten, dass alle Kirchengemeinden vertreten sind.

Was ist ein geschäftsführender Ausschuss?

Die Arbeitsgemeinschaft kann einen geschäftsführenden Ausschuss vorsehen. Dieser dient der Vorbereitung und Ausführung gemeinsamer Beschlüsse der beteiligten Kirchengemeinden sowie der Vertretung im Rechtsverkehr in den gemeinsamen Angelegenheiten. (§ 5 Abs. 3 und § 7 RegG). Beschränkt sich die Zusammenarbeit auf den Pfarrdienst in einem Kooperationsraum ist ein geschäftsführender Ausschuss nicht erforderlich.

Können Entscheidungen auch gegen das Votum einzelner Kirchenvorstände getroffen werden?

Alle Angelegenheiten, die nicht per Satzung einem geschäftsführenden Ausschuss übertragen werden, können nur durch übereinstimmendes Votum aller beteiligten Kirchenvorstände entschieden werden. Einzelne Kirchenvorstände können hier also nicht überstimmt werden.

Wie kann die Anstellungsträgerschaft für Mitarbeitende in gemeinsam wahrgenommenen Aufgaben geregelt werden?

Vorhandene Mitarbeitende können in einer Anstellungsträgerschaft mit dem Vorteil einer gemeinsamen Dienstaufsicht bei einer der beteiligten Kirchengemeinden zusammengeführt werden. In diesem Fall erfolgt die stellenplanmäßige Ausweisung bei der als Anstellungsträger*innen fungierenden Kirchengemeinde. In den Stellenplänen der abgebenden Kirchengemeinden wird eine Anmerkung zur Personalkostenerstattung angebracht. Aufgrund der derzeitigen Umbruchsituation im Umsatzsteuerrecht, können hierbei nachträglich Veränderungen in der Vereinbarung notwendig werden. Alternativ ist es auch möglich, dass die Anstellungsträgerschaft bei den bisherigen Kirchengemeinden verbleibt.

Besteht die Möglichkeit, aus einer Arbeitsgemeinschaft wieder auszuscheiden?

Ein Ausscheiden von Kirchengemeinden aus einer Arbeitsgemeinschaft ist möglich. Maßgeblich sind die in der Kooperationsvereinbarung bzw. Satzung vereinbarten Regelungen.

Gemeinsame kirchengemeindliche Verwaltung im Rahmen einer Arbeitsgemeinschaft

Einen passenden Rahmen bietet die Arbeitsgemeinschaft insbesondere auch für die Zusammenarbeit in der kirchengemeindlichen Verwaltung. Im Rahmen des Projektes Gemeinde weiterDenken wurden hierzu verschiedene Modelle entwickelt. Für Gemeinden oder Kooperationen mit besonders hohen Anforderungen in Finanzplanung, Liegenschafts- und Personalangelegenheiten wird ab 2019 ergänzend das neue Berufsbild der Gemeindeassistenz modellhaft erprobt.

Eine Zusammenarbeit im Bereich der kirchengemeindlichen Verwaltung, insbesondere in gemein- samen Gemeindebüros, entlastet nicht nur Haupt- und Ehrenamtliche, sondern liefert zudem Impulse für die Vernetzung verschiedenster Arbeitsbereiche der beteiligten Kirchengemeinden untereinander sowie mit anderen Partnern im Sozialraum. Zudem kann das Angebot für die Gemeindeglieder aufgrund veränderter Öffnungszeiten oder Vertretungsmöglichkeiten verbessert werden.

Zur Unterstützung kirchengemeindlicher Verwaltung in Kooperationen steht ein jährliches Budget zur Verfügung. Zur Verteilung dieses Budgets hat die Kirchenleitung folgende Kriterien festgelegt:

Kooperierende Kirchengemeinden, die ihre kirchengemeindliche Verwaltung zusammenführen und hierzu eine Vereinbarung zur Verwaltungskooperation im Rahmen des Regionalgesetzes schließen, können zusätzliche Mittel zur Sicherung und Erweiterung ihrer Verwaltungsstellen beantra gen. Anforderungen für eine förderungsfähige Zusammenarbeit sind:
> die räumliche Konzentration der gemeinsamen Verwaltung auf einen Standort (Gemeinsames Büro);
> die personelle Konzentration der Mitarbeitenden am gemeinsamen Standort sowie die kirchengemeindeübergreifende Wahrnehmung der Aufgaben.
Anträge sind an das zentrale Regionalbüro in der Kirchenverwaltung zu richten, dem die Mittelbewirtschaftung des Budgets übertragen wird.
Zur Bemessung der Verwaltungsunterstützung werden pro beteiligter Kirchengemeinde bzw. Ortskirchengemeinde eine Wochenstunde zuzüglich einer weiteren Wochenstunde je vollendeten 500 Kirchengemeindemitgliedern auf Grundlage des Eckwerts der Gehaltsstufe E6 zugrunde gelegt.
Unterstützt werden können Kooperationen, in denen durch die zusätzlichen Sekretariatsstellenanteile insgesamt ein Stellenumfang von mindestens 20 Wochenstunden mit den Gemeinde-Sekretariatsstundenanteilen (keine Kita-Stunden) entsteht.
Die Projektleitung Vernetzte Beratung entscheidet auf der Grundlage dieser Kriterien im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel und Vorlage einer entsprechenden Vereinbarung der beteilig ten Kirchengemeinden.
Für die Gesamtzahl der zusätzlichen Sekretariatsstellenanteile übernimmt eine der beteiligten Kirchengemeinden die Anstellungsträgerschaft.
Die Kostenerstattung erfolgt in Form einer jährlich zu berechnenden pauschalen Funktionszuweisung.
Die Verwaltungsunterstützung wird für die Dauer der Kooperation gewährt. Verfahren im Falle des Ausscheidens von beteiligten Kirchengemeinden oder einer Beendigung der Zusammenarbeit sind in der zu schließenden Vereinbarung festzuhalten. Bei einem Gemeindezusammenschluss bleiben die auf die Mitgliederzahlen bezogenen zusätzlichen Sekretariatsstellenanteile erhalten. Eine Anpassung der Zuweisung erfolgt unter Berücksichtigung der Gemeindegliederentwicklung jeweils zum 1. Januar nach Beginn einer neuen Amtsperiode der Kirchenvorstände.

Weitere Fragen zur gemeinsamen kirchengemeindlichen Verwaltung

Findet bei einer kirchengemeindlichen Verwaltungskooperation ein Betriebsübergang statt?

Ein Betriebsübergang im Sinne von § 613a BGB findet statt, wenn in einer Verwaltungskooperation die Anstellungsträgerschaft für alle Mitarbeitenden bei einer der beteiligten Kirchengemeinden zusammengeführt wird. Nach § 613a BGB tritt die Trägergemeinde aufgrund des Betriebsübergangs in die bestehenden Rechte und Pflichten aus den Arbeits- verhältnissen ein und übernimmt diese. Der Übergang wird in einem Nachtrag zum Dienstvertrag dokumentiert.

Warum sind die Regionalverwaltungen in der Vorbereitung von Verwaltungskooperationen einzubinden?

Die Regionalverwaltungen werden über das Regionalbüro bereits informiert, wenn die Planungen zu einer Verwaltungskooperation beginnen. Vor Beschluss der Kooperationsvereinbarung sind die dort vorgesehenen Regelungen zur Finanzierung der eingebrachten Stellenanteile sowie zur Verteilung der Sachkosten von der zuständigen Regionalverwaltung zu überprüfen. Erst auf dieser Grundlage kann eine Bewilligung zusätzlicher Sekretariatsstunden im Rahmen der Verwaltungsunterstützung erfolgen.

Werden zusätzliche Sekretariatsstunden im Rahmen der Verwaltungsunterstützung grundsätzlich nach der Gehaltsstufe E6 vergütet?

Die zusätzlichen Stellenanteile, die aus der Verwaltungsunterstützung finanziert werden können, werden nicht automatisch mit E6 vergütet. Maßgeblich ist hier, wie in allen anderen Fällen auch die Stellenbewertung aufgrund des jeweiligen Beschäftigungsprofils. Der Eckwert E6 stellt lediglich die (jährlich anzupassende) Grundlage für die Berechnung der Funktionszuweisung dar. Bei größeren Veränderungen in der Aufgabenverteilung der Verwaltungskooperation ist eine Neubewertung der vorhandenen Stellen sinnvoll. Dies kann allerdings zu höheren Belastungen einzelner kirchengemeindlichen Haushalte führen.

Kann eine zentrale E-Mail-Adresse für ein gemeinsames Gemeindebüro eingerichtet werden?

Zusätzlich zu den bestehenden E-Mail-Adressen kann jeder einzelnen Kirchengemeinde ein weiteres Funktionspostfach zur gemeinsamen Nutzung eingerichtet werden. Nähere Informationen erhalten Sie über das Referat Organisation und Informationstechnologie der Kirchenverwaltung.