Abschnitt 2. Der Kirchenvorstand
Unterabschnitt 5. Geschäftsführung und Geschäftsordnung
§ 43. Umlaufbeschluss.
(1) In Eilfällen, die nach Meinung der oder des Vorsitzenden keiner mündlichen Erörterung bedürfen, kann die Beschlussfassung des Kirchenvorstands außerhalb einer Sitzung durchgeführt werden (Umlaufbeschluss).
(2) Widerspricht ein Kirchenvorstandsmitglied dem Verfahren, so ist die Angelegenheit in der nächstfolgenden Sitzung zu entscheiden. Der Widerspruch hat unverzüglich zu erfolgen.
(3) Ein Antrag ist im Umlaufverfahren angenommen, wenn ihm die Mehrheit der Mitglieder des Kirchenvorstands zustimmt.
(4) Der Wortlaut des Umlaufbeschlusses und das Abstimmungsergebnis sind in der nächstfolgenden Sitzung des Kirchenvorstands zu Protokoll zu nehmen.
Kommentar zu § 43
2. Umlaufbeschlüsse sind kein Instrument zur Heilung der Beschlussunfähigkeit von Kirchenvorständen. Waren Kirchenvorstände beschlussunfähig, muss in jedem Fall eine neue Sitzung nach § 41 Absatz 1 oder Absatz 2 KGO einberufen werden. Diskussionsergebnisse beschlussunfähiger Sitzungen können nicht per Umlaufbeschluss nachträglich zur Beschlussfassung vorgelegt werden.
3. Absatz 1 beschränkt die Möglichkeit, Umlaufbeschlüsse zu fassen, auf Ausnahmefälle. Es muss sich um Eilfälle handeln, für die selbst mit verkürzter Einladungsfrist keine Kirchenvorstandssitzung einberufen werden kann und die keiner mündlichen Erörterung bedürfen. Der klassische Fall für einen Umlaufbeschluss sind kleine fristgebundene Personalentscheidungen wie Arbeitszeitaufstockungen oder fristgebundene Entscheidungen, die bereits im Kirchenvorstand diskutiert wurden. Ein Umlaufbeschluss, der objektiv nicht eilbedürftig war und/oder einer mündlichen Erörterung bedurft hätte, ist aus formalen Gründen mit einem Einspruch nach § 53 KGO angreifbar. Nach Ablauf der Einspruchsfrist von zwei Wochen ist allerdings auch ein solcher Umlaufbeschluss aus Gründen der Rechtssicherheit rechtskräftig.
4. Wenn Kirchenvorstände nicht zusammentreten können oder wollen oder nicht alle Kirchenvorstandsmitglieder über die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz verfügen, bietet der Umlaufbeschluss eine rechtssichere Möglichkeit der Beschlussfassung. Die Kirchenvorstandsmitglieder können alle zulässigen technischen Möglichkeiten nutzen, sich telefonisch oder am PC zu beraten und notwendige Beschlüsse dann als Umlaufbeschlüsse fassen.
5. Für die Initiierung von Umlaufbeschlüssen ist die oder der Kirchenvorstandsvorsitzende zuständig, die oder der bei Abwesenheit durch seine bzw. ihre Stellvertretung vertreten werden kann. Die Initiierung durch andere Personen kommt nur dann in Betracht, wenn ihnen durch Geschäftsordnung des Kirchenvorstands für bestimmte Bereiche die Herbeiführung von Beschlüssen übertragen wurde, z. B. Vorsitzende von Ausschüssen, die rechtswirksame Beschlüsse fassen können.
6. Mit der Einleitung eines Umlaufbeschlusses macht die oder der Vorsitzende deutlich, dass sie oder er eine mündliche Erörterung für nicht erforderlich hält und den Vorgang für sehr eilbedürftig hält. Beides sollte sich aus dem Beschlussvorschlag und seiner Begründung unmittelbar ergeben. Sollte dies nicht der Fall sein, kann bei der oder dem Kirchenvorstandsvorsitzenden nachgefragt werden oder dem Verfahren widersprochen werden. Dann wird die Sache in der nächsten Kirchenvorstandssitzung entschieden.
Ein Umlaufbeschluss, der objektiv nicht eilbedürftig war und/oder einer mündlichen Erörterung bedurft hätte, ist aus formalen Gründen mit einem Einspruch nach § 57 DSO angreifbar. Nach Ablauf der Einspruchsfrist von zwei Wochen ist allerdings auch ein solcher Umlaufbeschluss aus Gründen der Rechtssicherheit rechtskräftig.
7. Die oder der Vorsitzende entscheidet auch über das Verfahren für einen Umlaufbeschluss, zu dem alle Kirchenvorstandsmitglieder technischen Zugang haben müssen. Möglich ist eine telefonische Befragung ebenso wie die Nutzung von Email oder sozialen Medien wie WhatsApp. Insbesondere bei der Nutzung sozialer Medien sind die Erfordernisse der Datensicherheit und des Datenschutzes besonders zu beachten. Möglich ist auch, die Unterschriften aller Kirchenvorstandsmitglieder auf einem Beschluss in Papierform einzuholen.
8. Absatz 2 legt fest, dass Kirchenvorstandsmitglieder jeder Zeit dem Verfahren widersprechen können und dann die Angelegenheit in der nächstfolgenden Kirchenvorstandssitzung zu behandeln ist. Das setzt voraus, dass alle Kirchenvorstandsmitglieder die Möglichkeit hatten, sich zum Umlaufverfahren zu äußern. Es genügt daher keinesfalls, nur die Anzahl der Kirchenvorstandsmitglieder zu informieren, die zur Beschlussfähigkeit notwendig sind. Wurden nicht alle Kirchenvorstandsmitglieder einbezogen, ist der Beschluss bereits aus diesem formalen Grund rechtswidrig und mit einem Einspruch nach § 53 KGO angreifbar. Deshalb muss in jedem Fall dokumentiert werden, dass und in welcher Form alle Kirchenvorstandsmitglieder die Möglichkeit zur Teilnahme am Umlaufverfahren hatten. Diese Dokumentation ist zu den Protokollakten der Kirchengemeinde zu nehmen.
9. Der Widerspruch gegen eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren muss „unverzüglich“ erfolgen. Dieser Begriff ist rechtlich als „ohne schuldhaftes Zögern“ definiert, das heißt jedes Kirchenvorstandsmitglied muss einen Widerspruch so schnell es ihm möglich ist einlegen. Die Frist dürfte sicher nicht länger als zwei Tage sein.
10. Das Umlaufverfahren sollte innerhalb weniger Tage abgeschlossen sein. Möglich ist hier, dass der Kirchenvorstandsvorsitzende bereits mit der Bitte um einen Umlaufbeschluss um eine Rückmeldung innerhalb einer von ihr bzw. ihm gesetzten Frist bittet und nachhakt, wenn Kirchenvorstandsmitglieder sich innerhalb dieser Frist nicht äußern.
11. Absatz 3 regelt, dass ein Antrag im Umlaufverfahren nur dann angenommen ist, wenn die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder des Kirchenvorstands ihm zustimmt. Beteiligen sich letztlich trotz entsprechender Information nicht alle Kirchenvorstandsmitglieder an der Abstimmung, gelten diese Mitglieder als nicht anwesend. Maßgeblich ist dann die Zahl der Mitglieder, die sich an der Abstimmung beteiligen, wobei eine Mehrheit der insgesamt stimmberechtigten Kirchenvorstandsmitglieder für einen zustimmenden Beschluss notwendig ist. Ein Umlaufbeschluss ist sofort rechtskräftig, sofern er nicht mit einem Einspruch angegriffen wird.
12. Eine geheime Abstimmung ist im Umlaufverfahren nicht möglich. Auch Wahlen sind nicht möglich.
13. Absatz 4 regelt, dass der Wortlaut des Umlaufbeschlusses und das Abstimmungsergebnis in der nächstfolgenden Sitzung des Kirchenvorstands zu Protokoll zu nehmen sind. Die Protokollierung dient allein Beweiszwecken. Sie hat keine Auswirkung auf die Rechtskraft des gefassten Umlaufbeschlusses. Eine erneute Beschlussfassung ist nicht erforderlich. Bestehen im Kirchenvorstand Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Umlaufbeschlusses, kann durch eine erneute, bestätigende Beschlussfassung erreicht werden, dass Rechtsmängel des Umlaufbeschlusses durch den erneuten Beschluss geheilt werden.
14. Auch für Umlaufbeschlüsse gelten die allgemeinen Regelungen zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit, siehe hierzu auch die Kommentierungen zu § 39 Nummer 4 und § 42 Nummer 4 KGO.
15. Die Erstellung eines beglaubigten Protokollauszugs für einen Umlaufbeschluss ist erst möglich, wenn der Umlaufbeschluss im Protokoll der nächsten Kirchenvorstandssitzung protokolliert wurde. Muss oder soll ein Umlaufbeschluss sofort bekannt gegeben werden, besteht die Möglichkeit, gemäß § 22 Absatz 2 KGO mit zwei Unterschriften und Dienstsiegel ohne Zeitverzug zu erklären, dass ein Umlaufbeschluss gefasst wurde.
