Abschnitt 2. Der Kirchenvorstand
Unterabschnitt 5. Geschäftsführung und Geschäftsordnung
§ 42. Sitzungsprotokoll.
(1) Über jede Kirchenvorstandssitzung ist ein Protokoll zu erstellen. Es hat zu enthalten: Tag und Ort, Zahl der Mitglieder und Namen der Anwesenden, die Tagesordnung sowie bei Beschlüssen und Wahlen die wörtliche Wiedergabe der Anträge und das Stimmenverhältnis.
(2) Die vom Kirchenvorstand gefassten Beschlüsse sind zu verlesen und durch die Protokollführerin oder den Protokollführer in ein Protokoll aufzunehmen. Das Protokoll ist in ein Protokollbuch aufzunehmen oder zu einer besonderen Sammlung zu nehmen, die mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen ist. Jedes Kirchenvorstandsmitglied kann unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen eine Abschrift des Protokolls erhalten.
(3) Auf Antrag muss auch eine abweichende Meinung in das Protokoll aufgenommen werden.
(4) Das Protokoll ist spätestens in der nächsten Sitzung vom Kirchenvorstand zu genehmigen und von der oder dem Vorsitzenden sowie der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterschreiben.
(5) Wichtige Beschlüsse sind vom Kirchenvorstand in geeigneter Form zu veröffentlichen. Vertrauliche Entscheidungen sind davon ausgenommen. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.
(6) Beglaubigte Abschriften aus dem Protokoll werden mit Unterschrift und Dienstsiegel erteilt.
Kommentar zu § 42:
1. Die Vorschrift entspricht im Wesentlichen der bisherigen Regelung, wird jedoch an die Erfordernisse der Informationstechnologie unter Wahrung des Datenschutzes angepasst.
2. Nach Absatz 1 ist ein Sitzungsprotokoll zu erstellen. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass mindestens ein Beschlussprotokoll zu erstellen ist und legt daher die Mindestinhalte des Protokolls fest. Ein Protokoll dient vor allem der Beweisbarkeit der in der Kirchenvorstandssitzung gefassten Beschlüsse sowie der durchgeführten Wahlen und Berufungen. In jedem Fall kann auch ein Protokoll über den Verlauf einer Sitzung neben den Beschlüssen sowie den Ergebnissen von Wahlen und Berufungen nur das enthalten, was in der Sitzung tatsächlich diskutiert wurde.
3. Alle Protokolle sind zu einer besonderen Sammlung zu nehmen, die mit fortlaufenden Blattzahlen für das laufende Kalenderjahr zu versehen sind. Die handschriftliche Niederschrift in ein Verhandlungsbuch wird zwar als Möglichkeit beibehalten, aber nicht mehr als Normalfall zu Grunde gelegt. Die Verlesung der vom Kirchenvorstand gefassten Beschlüsse wird jedoch beibehalten.
4. Ausdrücklich neu aufgenommen wird die Möglichkeit, dass jedes Kirchenvorstandsmitglied eine Abschrift des Protokolls, allerdings unter Wahrung der im Datenschutzgesetz der EKD niedergelegten Erfordernisse, erhalten kann. Durch die ausdrückliche Bezugnahme auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist sichergestellt, dass auch beim Einsatz moderner Informationstechnologien der kirchliche Datenschutz beachtet und das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Betroffenen gewahrt werden müssen.
Es ist daher bereits bei der Protokollführung darauf zu achten, dass im Protokoll nur die unbedingt notwendigen personenbezogenen Daten aufgenommen werden. Jedes Kirchenvorstandsmitglied ist dafür verantwortlich, dass Unterlagen aus der Kirchenvorstandsarbeit für Dritte, insbesondere für Familienmitglieder im häuslichen Bereich, unzugänglich aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Dateien, die sich auf dem „Familiencomputer“ befinden. Nach Beendigung der Kirchenvorstandstätigkeit sind alle Unterlagen, auch elektronisch gespeicherte, an die Kirchengemeinde zurückzugeben oder zu vernichten bzw. zu löschen. Hierzu ist jedes Kirchenvorstandsmitglied aufgrund der abgegebenen Datenschutzerklärung verpflichtet.
5. Nach Absatz 4 ist das Protokoll vom Kirchenvorstand zu genehmigen. Der Kirchenvorstand kann das Protokoll sofort am Schluss der Sitzung genehmigen, spätestens ist dies in der nächstfolgenden Sitzung erforderlich. Wird das Protokoll erst in der folgenden Sitzung genehmigt, wird zunächst ein Protokollentwurf versandt, über den dann abgestimmt werden kann. Nach erfolgter Genehmigung wird das Protokoll dann durch den Vorsitzenden oder die Vorsitzende sowie der Protokollführung unter dem Datum der Genehmigung unterzeichnet und im Original zur Sammlung genommen.
Wird das Protokoll der letzten Sitzung eines Kirchenvorstands am Ende der Amtszeit von diesem nicht mehr beschlossen, sollte der neugewählte Kirchenvorstand dieses Protokoll ohne Unterschriften zum Protokollbuch nehmen.
6. Auch wenn das Protokoll erst in der folgenden Sitzung des Kirchenvorstands genehmigt wird, sind die vom Kirchenvorstand wirksam gefassten Beschlüsse sowie durchgeführten Wahlen und Berufungen – wenn sie nicht gerade wegen offensichtlicher und schwerer Rechtsmängel nichtig und damit von vornherein rechtsunwirksam sind - gültig und können vollzogen werden. Zwischen dem Protokoll und den protokollierten Beschlüssen und Wahlen ist also streng zu unterscheiden. Das Protokoll dient lediglich als Beweismittel für die gefassten Beschlüsse und durchgeführten Wahlen oder Berufungen, ist aber keine Voraussetzung für deren Wirksamkeit. Damit es über den Wortlaut der gefassten Beschlüsse und den Ausgang von Wahlen keinen Streit gibt, ist es wichtig, dass die Regelung des Absatzes 1 eingehalten wird und der Wortlaut der gefassten Beschlüsse verlesen wird, ehe er ins Protokoll aufgenommen wird.
7. Betroffene sind über vom Kirchenvorstand getroffene Entscheidungen und – bei abschlägigen Entscheidungen – die Möglichkeit eines Einspruchs zu informieren, § 30 Verwaltungsverfahrens- und –Zustellungsgesetz der EKD. Die Information Betroffener ist wichtig, damit diese innerhalb der Zwei-Wochen-Frist entscheiden können, ob sie von ihrem Einspruchsrecht nach § 53 KGO Gebrauch machen wollen und der Kirchenvorstand nach Fristablauf weiß, dass Beschlüsse von Betroffenen nicht mehr angegriffen werden können, siehe auch Kommentierung zu § 53 KGO.
In Absatz 5 gibt der Gesetzgeber seiner Erwartung Ausdruck, dass Kirchenvorstände auch die Gemeinde über wichtige Beschlüsse angemessen informiert.
