§ 39. Einladung und Tagesordnung.

Unterabschnitt 5. Geschäftsführung und Geschäftsordnung

2. Der Kirchenvorstand ist ein Gremium, dessen Mitglieder sich grundsätzlich zu gemeinsamen Sitzungen an einem gemeinsamen Ort zusammenfinden. Der Kirchenvorstand hat aber auch die Möglichkeit zu beschließen, dass Kirchenvorstandssitzungen als Videokonferenzen oder als Telefonkonferenzen durchgeführt werden. Durch die Formulierung „ausnahmsweise“ wird deutlich, dass Präsenzsitzungen nach wie vor der Normalfall sein sollen. Ein Kirchenvorstand kann daher nicht ausschließlich per Video- oder Telefonkonferenz tagen. Der Kirchenvorstand kann den Beschluss zu Beginn einer Video- oder Telefonkonferenz fassen. Durch die Neuregelung sind auch hybride Sitzungsformen möglich, beispielsweise eine Zuschaltung einzelner Mitglieder per Telefon, Nutzung eines Bildschirms durch mehrere Mitglieder oder Zuschaltung von Mitgliedern in Präsenzsitzungen per Telefon oder Video.

Für Video- oder Telefonkonferenzen gelten dann die gleichen Geschäftsordnungsregelungen wie für Kirchenvorstandssitzungen mit gemeinsamer Präsenz der Mitglieder an einem gemeinsamen Ort. Alle teilnehmenden Kirchenvorstandsmitglieder sind daher dafür verantwortlich, dass die Vertraulichkeit, die Nichtöffentlichkeit der Sitzung und der Datenschutz gewahrt werden, d.h. dass Unberechtigte nicht zuhören können.

Wird eine Video- oder Telefonkonferenz beschlossen, darf dadurch kein Kirchenvorstandsmitglied von einer Sitzungsteilnahme ausgeschlossen werden, weil es nicht über die erforderliche Hardware-Ausstattung verfügt. Allen Kirchenvorstandsmitgliedern muss eine Teilnahme an einer Video- oder Telefonkonferenz auch tatsächlich technisch möglich sein.

3. Absatz 1 regelt, dass die oder der Vorsitzende den Kirchenvorstand mindestens jeden zweiten Monat zu Sitzungen einberufen soll, damit eine kontinuierliche Gremienarbeit des Kirchenvorstands möglich ist.

4. Nach Absatz 2 hat die Einladung unter Angabe der Tagesordnung mindestens eine Woche vor der Sitzung zu erfolgen. Bei besonderer Dringlichkeit kann die Einladungsfrist aber auch verkürzt werden. Zur Berechnung der Einladungsfrist gelten nach § 18 Absatz 1 Verwaltungsverfahrens- und -zustellungsgesetz der EKD (VVZG-EKD) die §§ 187 – 193 BGB entsprechend. Das bedeutet, dass zwischen dem Tag des Zugangs der Einladung und der Kirchenvorstandssitzung mindestens eine Woche liegen muss, Beispiel: Wenn donnerstags Kirchenvorstandssitzung ist, muss die Einladung den Kirchenvorstandsmitgliedern spätestens am Mittwoch zugegangen sein. Bei einem Versand per Email oder Post kann von einem Zugang nach drei Tagen ausgegangen werden, § 28 Absatz 2 VVZG-EKD.

5. Für die Tagesordnung ist neben der Schriftform nun auch die Textform zulässig,
d. h. die Einladung kann auch per Email etc. erfolgen, wenn die Erfordernisse des Datenschutzes gewahrt sind. Dies ist der Fall, wenn ausschließlich die dienstlichen Mail-Adressen oder ein Verschlüsselungsprogramm genutzt werden. Dem Datenschutz ist aber auch dann entsprochen, wenn die versandten Unterlagen keinerlei personenbezogene Daten enthalten.

6. Nach Absatz 3 können ein Drittel der Kirchenvorstandsmitglieder unter Angabe des Zwecks die Einberufung einer Kirchenvorstandssitzung erzwingen.

7. Nach Absatz 4 kann mindestens ein Viertel der Mitglieder die Aufnahme von Tagesordnungspunkten auf die Tagesordnung erzwingen, wenn diese mindestens vier Tage vor der Sitzung bei der oder dem Vorsitzenden schriftlich eingereicht wurden.

8. In Absatz 5 ist der Umgang mit Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, geregelt. Grundsätzlich soll der oder die Vorsitzende die Chance haben, die Kirchenvorstandssitzungen ordentlich zu leiten. Deshalb sollen die Vorsitzenden und alle Kirchenvorstandsmitglieder sich angemessen auf die Sitzungen vorbereiten und vor überraschenden Tagesordnungspunkten grundsätzlich geschützt werden. Aus diesem Grund liegt die Hürde für eine Aufnahme von Punkten auf die Tagesordnung in der Sitzung relativ hoch. Folgendes dreistufige Verfahren wurde beibehalten:

a) Der Antrag, einen Punkt auf die Tagesordnung zu nehmen, muss die Mehrheit der Stimmen erhalten.

b) Widerspricht ein Kirchenvorstandsmitglied auf die Frage: „Erhebt sich gegen die Beschlussfassung über diesen Tagesordnungspunkt Widerspruch?“ einer Beschlussfassung, kann der nachgemeldete Tagesordnungspunkt nur besprochen werden; eine Beschlussfassung ist nicht möglich.

c) Wird einer Beschlussfassung nicht widersprochen, kann in der Sache nach § 41 Absatz 4 KGO abgestimmt werden.

d) Nachwahlen zum Kirchenvorstand sowie Wahlen von Kirchenvorstandsvorsitzenden oder deren Stellvertretungen können nicht in der Sitzung auf die Tagesordnung genommen werden. Hier sollen alle Kirchenvorstandsmitglieder die Möglichkeit einer angemessenen Vorbereitung haben.

9. Absatz 6 regelt demgegenüber, dass der Antrag Tagesordnungspunkte von der Tagesordnung abzusetzen, in einer Kirchenvorstandssitzung erfolgreich ist, wenn er mit der Mehrheit der anwesenden Kirchenvorstandsmitglieder beschlossen wird. Allerdings können Nachwahlen zum Kirchenvorstand sowie Wahlen von Kirchenvorstandsvorsitzenden oder deren Stellvertretungen nicht von der Tagesordnung abgesetzt werden.