§ 38. Geschäftsführung.

(1) Die oder der Vorsitzende ist für die Führung der laufenden Geschäfte der kirchengemeindlichen Verwaltung verantwortlich. Sie oder er wird hierbei durch die Stellvertretung unterstützt und vertreten. Für die weiteren wahrzunehmenden Aufgaben können Ressortzuständigkeiten für die einzelnen Mitglieder des Kirchenvorstands gebildet werden.

(2) Der Kirchenvorstand kann widerruflich, längstens für die Dauer seiner Amtszeit, aus seiner Mitte durch Wahl Finanz- und Liegenschaftsbeauftragte bestellen. Den Beauftragten obliegt unter der Verantwortung des Kirchenvorstands die Wahrnehmung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens gemäß der Kirchlichen Haushaltsordnung. Soweit mehrere Beauftragte bestellt sind, soll je einer Beauftragten oder einem Beauftragten die Wahrnehmung der Kassen- und Rechnungsgeschäfte (Finanzbeauftragte oder Finanzbeauftragter) und die Verwaltung des kirchengemeindlichen Grundeigentums einschließlich der Bauaufgaben (Liegenschaftsbeauftragte oder Liegenschaftsbeauftragter) übertragen werden. Die Aufgaben der Beauftragten im Einzelnen regelt eine Dienstanweisung, die der Regionalverwaltung anzuzeigen ist. Abweichungen von der Musterdienstanweisung der Kirchenverwaltung bedürfen der kirchenaufsichtlichen Genehmigung.

(3) Die oder der Vorsitzende ist Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter aller Mitarbeitenden der Kirchengemeinde, sofern der Kirchenvorstand durch Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt.

(4) Die oder der Vorsitzende ist für die Vorbereitung und Leitung der Sitzungen des Kirchenvorstands, für die Ausführung der Beschlüsse des Kirchenvorstands, die Einberufung des Kreises der Mitarbeitenden und die ordnungsgemäße Übergabe der Geschäfte zum Ende ihrer oder seiner Amtszeit verantwortlich. Die Regelungen der Kirchlichen Haushaltsordnung bleiben unberührt.

(5) Näheres ist durch eine Geschäftsordnung des Kirchenvorstands zu regeln.

Kommentar zu § 38:

1. Absatz 1 legt fest, dass die oder der Vorsitzende des Kirchenvorstands die laufenden Geschäfte der kirchengemeindlichen Verwaltung zwar nicht selbst führen muss, aber für die Führung verantwortlich zeichnet. Die Aufgabe der Geschäftsführung findet ihre Grenze in den Leitungsaufgaben des Kirchenvorstands als Organ, wie sie vor allem in Artikel 13 Absatz 3 KO und den §§ 16 – 23 KGO festgelegt sind. Kirchenvorstandsvorsitzende können Beschlüsse des Kirchenvorstands nicht ersetzen. Von daher können Aufgaben, bei denen ein Kirchenvorstandsbeschluss vorgeschrieben ist, nicht als Geschäftsführungsaufgaben an Kirchenvorstandsvorsitzende delegiert werden.

2. Absatz 1, Satz 2 postuliert, dass die oder der Vorsitzende bei der koordinierenden Aufgabe der Geschäftsführung der gesamten kirchengemeindlichen Verwaltung vor allem durch die Stellvertretung unterstützt wird.

3. Es können auch die weiteren Mitglieder des Kirchenvorstands Ressortzuständigkeiten mit eigenen Entscheidungsbefugnissen erhalten.

4. Die Bestellung von Personen als Finanzbeauftragte oder Liegenschaftsbeauftragte beruht auf einer fachlichen, gegebenenfalls beruflichen, sowie einer persönlichen Eignung. Die Beauftragten müssen nach Absatz 2 Mitglieder des Kirchenvorstands sein. Sie können durch das Gemeindesekretariat oder durch andere Fachleute unterstützt werden, die möglichst aus der eigenen Kirchengemeinde, bestenfalls aus dem Kirchenvorstand, kommen.

Die Finanz- und Liegenschaftsbeauftragten sind im Rahmen ihrer Dienstanweisung bevollmächtigt, Verträge allein abzuschließen und mit einer korrespondierenden Kassenanweisung auch die Bezahlung anzuweisen. Die Dienstanweisung muss daher schriftlich erfolgen und bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Genehmigung der Kirchenverwaltung. Im Übrigen gelten die allgemeinen kirchenrechtlichen Vorschriften über Kassenanordnungen und die Vertretungsberechtigung.

Finanzbeauftragte

Ein Muster für die Dienstanweisung an Finanzbeauftragte wird zzt. nicht bereitgestellt. Die Inhalte der Dienstanweisung werden sich mit der Einführung der Doppik nicht unwesentlich verändern. Wenn Finanzbeauftragte innerhalb des Umstellungszeitraums bestellt werden sollen, wenden Sie sich bitte für Fragen der rechtlichen Gestaltung unmittelbar an Herrn Lutz Kanert (lutz.kanert@ekhn-kv.de, Tel.: 06151/405397).

Muster-Dienstanweisung für die Liegenschaftsbeauftragten

Muster-Anordnungsbefugnis

Die Voraussetzungen für die Erteilung von Anordnungsbefugnissen sind in § 34 Abs. 4 Nr. 1 Buchst. b KHO geregelt. Danach ist die Übertragung der Anordnungsbefugnis im Rahmen von Verantwortungsbereichen möglich, z. B. Leitungen von Kindertagesstätten, Kirchenmusiker/innen oder Gemeindepädagogen/innen, aber auch ehrenamtliche Ressortbeauftragte oder Liegenschafts- und Finanzbeauftragte. Eine generelle Anordnungsbefugnis für alle Kirchenvorstandsmitglieder ist nicht möglich.

5. Absatz 3 steht in Korrespondenz zu § 20 KGO, der regelt, dass die Dienstaufsicht zwar durch den Kirchenvorstand als Kollegialorgan wahrgenommen wird, dass eine Person aber als Dienstvorgesetzte für die Mitarbeitenden der Kirchengemeinde zu benennen ist. Dies ist die oder der Vorsitzende des Kirchenvorstands, vertreten durch die oder den stellvertretenden Vorsitzenden des Kirchenvorstands, sofern der Kirchenvorstand durch seine Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt.

Nur die oder der Dienstvorgesetzte ist berechtigt, den Mitarbeitenden sie betreffende Beschlüsse des Kirchenvorstands mitzuteilen, auch wenn der Kirchenvorstand als Organ die Dienstaufsicht gemäß § 21 KGO führt.

6. Absatz 4 legt fest, dass die oder der Vorsitzende für die Vorbereitung und Leitung der Sitzungen des Kirchenvorstands und für die Ausführung seiner Beschlüsse verantwortlich ist. In diesen Absatz sind einige exemplarische Aufgaben des oder der Kirchenvorstandsvorsitzenden neu aufgenommen worden, die in der Praxis immer wieder zu Nachfragen geführt haben.

Die oder der Vorsitzende leitet die Kirchenvorstandssitzungen. Sie oder er kann hierin nur (!) durch die Stellvertretung vertreten werden. Kirchenvorstandssitzungen sind ohne Kirchenvorstandsvorsitzende bzw. Kirchenvorstandsvorsitzenden oder die Stellvertretung nicht ordnungsgemäß besetzt und können keine wirksamen Beschlüsse fassen, selbst wenn die Beschlussfähigkeit gegeben wäre. Sind dauerhaft weder Vorsitz noch Stellvertretung vorhanden, muss der Dekanatssynodalvorstand als „Notkirchenvorstand“ entsprechend § 52a KGO einspringen (siehe auch Kommentierung Nr. 6 zu § 28 KGO) und (nur) die Aufgaben nach § 38 KGO wahrnehmen, damit der eigentlich beschlussfähige Kirchenvorstand arbeitsfähig bleibt.

Die oder der Vorsitzende ist verantwortlich dafür, dass die übrigen Kirchenvorstandsmitglieder mit den für die Entscheidungsfindung notwendigen Informationen versorgt werden. Grundsätzlich sind den Kirchenvorstandsmitgliedern alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Ein generelles Akteneinsichtsrecht einzelner Kirchenvorstandsmitglieder besteht allerdings nicht, schon gar nicht für nicht dienstliche Zwecke. Nach § 8 Schriftgutordnung dienen Akten grundsätzlich nur den dienstlichen Gebrauch, wobei es in der Verantwortung der oder des verantwortlichen Kirchenvorstandsvorsitzenden liegt zu entscheiden, ob Kirchenvorstandsmitgliedern für dienstliche Zwecke Akteneinsicht gewährt werden kann. Auch Aspekte des Datenschutzes und das Persönlichkeitsrecht Betroffener sind dabei zu wahren. Dies gilt auch für die Kirchenvorstandsprotokolle vorangegangener Amtsperioden. Auch diese sind den Kirchenvorstandsmitgliedern nur im Einzelfall zugänglich zu machen, wenn der Kirchenvorstand alte Protokolle und Unterlagen für seine aktuelle Entscheidungsfindung benötigt.

7. Die oder der Kirchenvorstandsvorsitzende ist bei jedem Wechsel im Vorsitz zu einer ordnungsgemäßen Geschäftsübergabe verpflichtet. Das Muster-Übergabeprotokoll der Kirchenverwaltung steht hierfür zur Verfügung.

Muster-Übergabeprotokoll (zum Ausfüllen am PC)

Muster-Übergabeprotokoll (zum handschriftlichen Ausfüllen)

8. Absatz 5 legt fest, dass jeder Kirchenvorstand eine Geschäftsordnung beschließt, in der die Geschäftsordnungsregelungen entsprechend der Kirchengemeindeordnung, bezogen auf die Erfordernisse der einzelnen Kirchengemeinde, festgelegt werden müssen. Hierzu steht eine Mustergeschäftsordnung zur Verfügung.

Muster-Geschäftsordnung für den Kirchenvorstand