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III. So funktioniert der Vergabeprozess

© Adobe Stock/hakinmhan

Die neue Rechtsverordnung beschreibt detailliert, wie man bei der Auftragsvergabe vorgeht und die Vergabekriterien beachtet. Zudem wird es mithilfe der Verordnung leichter, das beste Angebot auszuwählen. Es gilt immer der Grundsatz: Je höher der Auftragswert, umso wichtiger ist es, dass unter den sparsamen und nachhaltigen Angeboten das wirtschaftlichste den Zuschlag erhält. Dies rechtfertigt auch einen größeren Verwaltungsaufwand. 

Bei allen Verfahren müssen Sie darauf achten, dass die Entscheidungen auch für Dritte nachvollziehbar sind. Deshalb hat die EKHN Mustervorlagen erstellt, die es Ihnen erleichtern, eine gute Entscheidung zu treffen und diese zu dokumentieren. Dadurch tragen Sie dem Transparenzgrundsatz Rechnung und sichern sich gegen den Verdacht auf Korruption oder Veruntreuung von Haushaltsmitteln ab. Die Mustervorlagen stehen unter „Kontakte und Download-Bereich des Leitfadens“ zur Verfügung.

Richtig vorbereiten: Was möchten Sie beschaffen?

Stellen Sie sich stets folgende Fragen, bevor Sie den Auftrag vergeben: 

  • Was möchte ich anschaffen?
  • Warum und wozu möchte ich etwas anschaffen?
  • Welche Alternativen zum Neukauf gibt es? (siehe Kapitel VI) 
  • Was kostet die Anschaffung bzw. Leistung ungefähr?
  • Wer trägt hierfür die Kosten?
  • Ist ein ausreichendes Budget vorhanden?

Nicht immer ist es einfach, diese Fragen zweifelsfrei zu beantworten. So bereitet zum Beispiel die Frage nach den Kosten häufig Schwierigkeiten, wenn es in der Vergangenheit keine vergleichbaren Ausgaben gab.

BeschaffVO beachten: Wann ist sie relevant?

Bei einer Vergabe gilt immer die Rechtsverordnung zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen (BeschaffVO) – bis auf einige Ausnahmen.

Wenn Sie die Leistung bzw. das Produkt genau definiert haben und die Finanzierung gesichert ist, müssen Sie die richtigen Vergabevorschriften auswählen. Dabei gilt immer die BeschaffVO – bis auf folgende Ausnahmen, die unter § 1 BeschaffVO aufgeführt werden:

  • Arbeitsverträge
  • Lieferungen und Leistungen im Rahmen von Baumaßnahmen (siehe BauVVO)
  • Freiberufliche Leistungen (Rechtsanwalt, Arzt, Dozenten, Lehrer, Erzieher, Steuerberater, Autoren …)
  • Finanzdienstleistungen (siehe „Grundsätze für die Vermögensanlage und -verwaltung der EKHN“)
  • Geistige Leistungen (künstlerische Leistungen, Planungsleistungen, Beratungsleistungen …)

Vergabeverfahren auswählen: Was müssen Sie beachten?

Die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens hängt in erster Linie vom Auftragswert ab. Es gelten folgende Grundsätze:

Direktvergabe
  1. Bis 500 € oder  
  2. an kirchliche oder gemeinnützige Einrichtungen
 siehe 1. Direktvergabe
Freihändige Vergabe
  1. Bis 5.000 €  
  2. Bis 20.000 € (in Ausnahmefällen)
  3. Ersatzbeschaffung, die bei Gefahr in Verzug besonders dringlich ist und einen erheblichen Schaden vermeidet (§ 3 Abs. 4 S. 3 BeschaffVO)
siehe 2. Freihändige Vergabe
Beschränkte Ausschreibung5.000 bis 100.000 € siehe 3. Beschränkte Ausschreibung
Beschränkte Ausschreibung 
mit Teilnahme-wettbewerb
Ab 100.000 €   siehe 4. und 5. Die Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb und die Öffentliche Ausschreibung
Öffentliche VergabeÖffentliche Vergabe wenn wegen Förderbestimmungen notwendig   

siehe 4. und 5. Die Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb und die Öffentliche Ausschreibung

Hinweis
Der Auftragswert umfasst hier die Auftragssumme ohne Umsatzsteuer. Bei mehrjährigen Aufträgen sind die Kosten über die gesamte Laufzeit zu addieren.

Das Verfahren durchführen:

Worauf kommt es an?

Ist der Bedarf geprüft? Stehen die finanziellen Mittel zur Verfügung? Wurden die Kriterien der KHO eingehalten und das richtige Verfahren ausgewählt? Dann können Sie den nächsten Schritt machen. Ob Sie jetzt Angebote einholen, prüfen und auswerten müssen (oder direkt die Leistung vergeben können), hängt natürlich vom Vergabeverfahren ab. Es gibt fünf verschiedene: 

1. Direktvergabe

Am unbürokratischsten ist die Direktvergabe. Liegt der Auftragswert unter dem Schwellenwert von 500 Euro (netto) oder wird der Beschaffungsauftrag an eine kirchliche oder gemeinnützige Einrichtung vergeben, können Sie ein einzelnes Unternehmen unmittelbar mit der Leistung beauftragen. Eine Prüfung weiterer Angebote ist nicht nötig. In diesem Fall müssen Sie nur den Vertragsschluss dokumentieren. 

Hinweis
In einer Kirchengemeinde liegen die meisten Einkäufe unter einem Wert von 500 Euro und können direkt vergeben werden. Dabei sollten Ihnen die kirchlichen Grundsätze für den Einkauf aus Kapitel V vertraut sein.

2. Freihändige Vergabe

Aufträge können freihändig vergeben werden, wenn …

  • der Auftragswert 5.000 Euro nicht überschreitet;
  • der Auftragswert 20.000 Euro nicht überschreitet und ein Ausnahmetatbestand greift oder
  • es sich um eine Ersatzbeschaffung handelt, die wegen Gefahr in Verzug besonders dringlich ist. 

Welche Ausnahmen gibt es?

Ausnahmsweise ist eine freihändige Vergabe bis zur festgelegten Vergabefreigrenze in Höhe von 20.000 Euro zulässig, wenn …

  • für die Leistung aus besonderen Gründen nur sehr wenige Unternehmen in Betracht kommen.
  • die Leistung besonders dringlich ist.
  • die Leistung vor Beginn nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann.
  • eine neue Leistung von einer bereits vergebenen Leistung nicht ohne Nachteil getrennt werden kann. 
  • eine erneute Ausschreibung (nach Aufhebung einer Ausschreibung) kein annehmbares Ergebnis verspricht.

Zudem gilt
Handelt es sich bei der Leistung um eine dringliche Ersatzbeschaffung und besteht Gefahr in Verzug? Dann ist die Freihändige Vergabe stets zulässig. Ein Beispiel aus der Praxis ist der kurzfristige Ausfall des Caterers vor einer großen Veranstaltung, für den ein Ersatz gefunden werden muss.

2.1 Wie holen Sie die Angebote bei einer Freihändigen Vergabe ein?

Im Unterschied zur Direktvergabe setzt eine Freihändige Vergabe grundsätzlich voraus, dass Sie mindestens drei vergleichbare Angebote bei geeigneten Unternehmen einholen. Anschließend erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag – und zwar unter Beachtung der Nachhaltigkeitskriterien. 

Deshalb müssen Sie vorab wissen, welche konkrete Leistung benötigt wird und welche Eignung dafür notwendig ist. Dafür müssen Sie wiederum Bewertungskriterien definieren und festlegen. So gehen Sie insgesamt vor:

2.1.1 Beschreibung: Welche Leistung möchten Sie beauftragen?

Starten Sie grundsätzlich damit, die Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben – alle angefragten Unternehmen müssen den Inhalt in gleicher Weise verstehen. Nur so erzielen Sie vergleichbare Angebote. Ermitteln Sie möglichst alle Umstände, die die Leistung beeinflussen. Orientieren können Sie sich hierbei an dem Verfahren der Beschränkten Ausschreibung (vgl. hier), wobei es bei der Freihändigen Vergabe nicht notwendig ist, dass Sie bereits vorab die Art und Weise der Leistungserbringung exakt festlegen. 

2.1.2 Eignung: Was zeichnet ein geeignetes Unternehmen aus?

Es versteht sich von selbst, dass nur solche Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, die geeignet erscheinen. Darüber hinaus ist es aber durchaus sinnvoll, weitere Eignungskriterien bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe abzufragen und dabei auch Nachweise einzufordern. Ein solches Kriterium könnte etwa die Entfernung des Anbieters zum Erfüllungsort sein. Schließlich führen kurze Anfahrtswege zu schnelleren Reaktionszeiten und geringeren CO2-Emissionen. Außerdem sollten die Unternehmen (weitere) geeignete Nachhaltigkeitskriterien erfüllen – ein Gebäudereinigungsunternehmen zum Beispiel Tariflöhne zahlen. Weitere Infos finden Sie in den Ausführungen zur Beschränkten Ausschreibung.

2.2 Wer erhält den Auftrag bei einer Freihändigen Vergabe?

© Adobe Stock/ Woodapple

Voraussetzung für eine Freihändige Vergabe ist in der Regel, dass Ihnen drei Angebote von geeigneten Unternehmen vorliegen. Nur so können Sie eine Vergleichbarkeit sicherstellen. Möchten Sie einen Auftrag vergeben, obwohl Ihnen weniger als drei Angebote vorliegen? In diesem Fall müssen Sie darlegen und dokumentieren, warum die Einholung von weiteren Angeboten unzumutbar ist. 

Grundsätzlich gilt: Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag. 

Neben dem Preis können Sie als Auftraggeber*in (idealerweise vor Einholung der Angebote) festlegen, welche finanziellen, ökologischen, sozialen und weitere Wertungskriterien von Bedeutung sind und wie sie gewichtet werden sollen. Wie sieht eine solche Gewichtung aus? Lesen Sie hierzu die Ausführungen zur Beschränkten Ausschreibung.

Weitere Infos zu Fragen der Wirtschaftlichkeit finden Sie im Kapitel V.

3. Beschränkte Ausschreibung

Die Beschränkte Ausschreibung stellt den Regelfall dar. Warum ist das so? Sie ist das effektivste Verfahren um sicherzustellen, dass Ihre Kirchengemeinde die gewünschte Leistung zu den besten Konditionen erhält. Dafür definieren Sie Leistungen und Wertungskriterien sehr genau – und zwar vor Einholung der Angebote. Außerdem wird vorgegeben, worauf Sie bei der Einholung von Angeboten zu achten haben, wie die Auswertung der Angebote erfolgt und welches Unternehmen den Zuschlag erhält. 

3.1 Wie holen Sie die Angebote bei einer Beschränkten Vergabe ein?

Es kostet Sie in diesem Fall etwas Vorarbeit, um die notwendigen Ausschreibungsunterlagen zu erstellen: Überlegen Sie genau, welche Leistungen Sie beauftragen möchten und welche Voraussetzungen ein Unternehmen erfüllen muss. Ebenso wichtig sind Nachhaltigkeitskriterien und diverse individuelle Bewertungskriterien. 

3.1.1 Beschreibung: Welche Leistung möchten Sie beauftragen?

Beschreiben Sie die Leistung so eindeutig und erschöpfend wie möglich – alle Bewerber müssen Ihren Text in gleicher Weise verstehen. Dies betrifft sowohl den Leistungserfolg als auch die Art und Weise der Durchführung. Hierfür müssen Sie möglichst alle Umstände ermitteln und angeben, die die Leistung beeinflussen. Stellen Sie sich immer folgende Fragen:

Welche Leistung und welchen Leistungserfolg möchten Sie sicherstellen? Was für Anforderungen gehören zur Leistung? (Beispiel Drucker: Wie viele Personen sollen den Drucker nutzen? Wie schnell muss gedruckt werden? Welche Qualität muss das Druckerzeugnis aufweisen?)

  • Wo wird die Leistung durchgeführt? Wie ist die Beschaffenheit vor Ort? (Sind die Räumlichkeiten zum Beispiel kindersicher oder behindertengerecht? Oder müssen zunächst Vorkehrungen getroffen werden?) 
  • Sind Besonderheiten zu beachten, auf die man während der Leistungsdurchführung Rücksicht nehmen muss? (Gibt es zum Beispiel einen laufenden Kindergartenbetrieb?)
  • Welche technischen Anforderungen sind zu berücksichtigen?
  • Welche Nachhaltigkeitskriterien sind zu beachten?
  • Wie soll die Leistung durchgeführt werden?
  • usw.

Wichtig
Um den Gleichbehandlungsgrundsatz sicherzustellen, dürfen Sie keine konkreten Marken ausschreiben. Stattdessen müssen Sie die Leistungsfähigkeit so genau wie möglich beschreiben. Ist dies ausnahmsweise für eine Leistung nicht möglich, müssen Sie in Ihrer Beschreibung die Leistung bzw. das Produkt mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ versehen. Auch wenn Sie ein konkretes Gütezeichen für Nachhaltigkeit einfordern, müssen Sie dem angefragten Unternehmen ermöglichen, die darin enthaltenen Kriterien durch andere Nachweise zu belegen. 

Übrigens
Manchmal ist es sinnvoll, dass Sie die Leistung zunächst durch eine allgemeine Darstellung beschreiben. Anschließend können Sie die einzelnen Teilleistungen in einem gegliederten Leistungsverzeichnis inklusive Mengenangaben konkret aufführen. 

Beispiele
Unter nachhaltige-beschaffung.info finden Sie diverse Beispiele für Ausschreibungen der öffentlichen Hand, an denen Sie sich orientieren können. Außerdem finden Sie im Downloadbereich ein entsprechendes Muster.

Tipp
Bei komplexen Leistungen kann es sinnvoll sein, dass Sie ein in der Branche tätiges Unternehmen mit der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses beauftragen. Allerdings sollte dieses Unternehmen im Regelfall dann nicht an der Ausschreibung teilnehmen.

3.1.2 Gewichtung: Was ist mir wichtig?

Bereits vor Angebotseinholung müssen Sie die relevanten Leistungskriterien für Ihre Ausschreibung – idealerweise auch deren Gewichtung – festlegen. Hierzu zählen zum Beispiel: Qualität, Preis, technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Betriebs- und Folgekosten, Rentabilität, Kundendienst, technische Hilfe, Ausführungsfristen und natürlich auch Nachhaltigkeitskriterien.

Der Tabelle können Sie entnehmen, wie eine solche Gewichtung aussehen könnte:

KriterienFaktormax. Punkte
Preis405
Qualität205
Umwelteigenschaften105
Betriebskosten105
Kundendienst und 
technische Hilfe
105
Lieferfrist105
Gesamt100500

Beispiel für die Aufstellung von Leistungskriterien, angelehnt an: Bayrisches Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie, „Leitfaden: Das wirtschaftliche Angebot, Hinweise zur richtigen Gestaltung und Wertung im Vergabeverfahren“, Mai 2014.

3.1.3 Eignung: Was zeichnet ein geeignetes Unternehmen aus?

Grundsätzlich sind fünf, im begründeten Ausnahmefall jedoch mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Doch was ist ein geeignetes Unternehmen?

Ein Unternehmen ist nur dann geeignet, wenn es die erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit aufweist sowie dem Nachhaltigkeitsgrundsatz gerecht wird. Die Kriterien hierfür können Sie vorab bestimmen. Speziell die Leistungsfähigkeit hängt davon ab, ob das Unternehmen über ausreichende personelle, technische und wirtschaftliche Ressourcen verfügt. Seine Eignung muss es durch geeignete Nachweise belegen – Beispiele dafür:

  • Referenzen für vergleichbare Leistungen
  • Eintragungen in Register wie zum Beispiel dem Handelsregister
  • Angaben zur Zahl der Beschäftigten in den letzten drei Jahren 
  • Angaben zur Bezahlung nach Tarif bzw. zur Einhaltung des Mindestlohns 
  • bestimmte Zertifizierungen – zum Beispiel ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder eineUmweltzertifizierung nach EMAS
  • Der Umsatz der letzten drei Jahre
  • usw.

Wichtig
Es gilt wieder der Gleichbehandlungsgrundsatz. Deshalb dürfen Sie nicht eine konkrete Zertifizierung verlangen und müssen Ihre Beschreibung mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ versehen. 

Übrigens
Da Sie bei einer Beschränkten Ausschreibung nur eine begrenzte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, stellen Sie vorab sicher, dass diese Unternehmen zur Durchführung der Leistung geeignet sind.

© Magascreen.com/Holger Giebeler

3.1.4 Vergabeunterlagen: Was gehört alles dazu?

Die Vergabeunterlagen bestehen aus:

  • einem Anschreiben, in dem die Unternehmen zur Angebotsabgabe angefragt werden
  • der Leistungsbeschreibung
  • den geforderten Eignungsnachweisen
  • den jeweiligen Vertragsbedingungen sowie 
  • den jeweiligen Wertungskriterien

Zusätzlich müssen Sie in Ihrem Angebot deutlich machen, bis wann (mindestens eine 10-Tage-Frist beachten), wo (Adressat) und in welcher Form (Brief, E-Mail) die Unternehmen ihre Angebote einreichen sollen sowie ob Nebenangebote zulässig sind. Letzteres liegt vor, wenn ein Angebot inhaltlich von Ihren Leistungsbeschreibungen abweicht, also z. B. in einem Leasingangebot zusätzlich ein kostengünstigeres Fahrzeug einer kleineren Fahrzeugklasse angeboten wird.

3.1.5 Vertragsbedingungen: Was müssen Sie sonst noch zugrunde legen?

Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass die VOL/B3 in die Vertragsbedingungen mit einbezogen und ein Gewährleistungssicherheitseinbehalt in Höhe von 5 Prozent ab einer Abrechnungssumme von 25.000 € vereinbart wird. 

3.2 Wie prüfen Sie Angebote bei einer Beschränkten Vergabe?

3.2.1 Eingangsvermerk nicht vergessen

Versehen Sie alle Angebote mit einem Eingangsvermerk und bewahren Sie die Angebote bis zum sogenannten Eröffnungstermin geschlossen auf.

3.2.2 Eröffungstermin durchführen

Stellen Sie soweit möglich von vorneherein sicher (durch Organisationsmaßnahmen), dass verschiedene Personen die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Durchführung des Eröffnungstermins wahrnehmen. Letzteres sollte durch mindestens zwei Personen erfolgen, wobei eine Person einem Organ oder einem Ausschuss der kirchlichen Auftraggeberin oder des Auftraggebers angehören bzw. hauptamtlich für sie bzw. ihn tätig sein muss. 

© Adobe Stock/vizafoto

3.2.3 Angebote ausschließen

Bevor Sie die Angebote bewerten, müssen Sie ihre Anzahl feststellen. Außerdem ist es zwingend notwendig, dass Sie Angebote bei Verspätung, Formmängeln oder inhaltlicher Veränderung durch die Bieterin bzw. den Bieter (z. B. Änderung der Ausführungszeit) ausschließen. Beachten Sie dabei die Vorgaben in den Ausschreibungsunterlagen – Abweichungen sind grundsätzlich unzulässig. 

Im Anschluss erfolgt die Eignungsprüfung. Gemäß § 4 Abs. 4 BeschaffVO sind jene Unternehmen zwingend auszuschließen,

  • über deren Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet wurde. (Gleiches gilt, wenn die Eröffnung des Insolvenzverfahrens bereits beantragt oder mangels Masse abgelehnt wurde. Auf der Webseite insolvenzbekanntmachungen.de finden Sie mehr Infos dazu.)
  • die sich in Liquidation befinden.
  • die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben.
  • die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben.
  • die sich erkennbar kirchenfeindlich verhalten.

Unternehmen, die die in der Ausschreibung geforderten Eignungsnachweise nicht erbringen, sind ebenfalls auszuschließen. Allerdings haben Sie hier nochmals die Möglichkeit, das Unternehmen auf den fehlenden oder mangelhaften Eignungsnachweis hinzuweisen. Reicht es die notwendigen Unterlagen innerhalb einer von Ihnen gesetzten Frist ein, muss das Angebot nicht ausgeschlossen, sondern kann dennoch berücksichtigt werden.

Übrigens
Wettbewerbsregister erleichtern es Ihnen, bestehende Ausschlussgründe zu ermitteln. Liegen hier keine Informationen zum Unternehmen vor, müssen Sie den Nachweis beim Unternehmen anfordern oder dieses auffordern, eine Eigenerklärung abzugeben. 

3.2.4 Leistungen prüfen und bewerten

Im nächsten Schritt müssen Sie die verbliebenen Angebote rechnerisch sowie technisch überprüfen. Angebote mit unangemessenen oder unrealistischen Preisen sind auszuschließen. Die festgestellten Angebotssummen sind in einem Protokoll zu vermerken. 

Anschließend startet die Bewertung der Angebote nach den bereits vorab festgelegten Bewertungskriterien. Es ist sinnvoll, dass Sie sich dafür ein Bewertungssystem (z. B. Punktesystem) überlegen und dabei festlegen, wie stark einzelne Kriterien gewichtet werden – so wäre es etwa denkbar, dass etwaige Folgekosten wichtiger sind als Ausführungsfristen. Ideal ist übrigens, wenn Sie dieses Bewertungssystem bereits bei der Ausschreibung den Unternehmen detailliert mitteilen.

KriterienFaktormax. PunkteAngebot 1Angebot 2
Preis40553
Faktor x Punkte40 x 5 = 20040 x 3 = 120
Qualität20525
Faktor x Punkte20 x 2 = 4020 x 5 = 100
Umwelteigenschaften10515
Faktor x Punkte10 x 1 = 1010 x 5 = 50
Betriebskosten1034
Faktor x Punkte10 x 3 = 3010 x 4 = 40
Kundendienst und 
technische Hilfe
10525
Faktor x Punkte10 x 2 = 2010 x 5 = 50
Lieferfrist10542
Faktor x Punkte10 x 4 = 4010 x 2 = 20
Gesamt100500340380

Beispiel für die Aufstellung von Leistungskriterien, angelehnt an: 
Bayrisches Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie, "Leitfaden: Das wirtschaftliche Angebot, Hinweise zur richtigen Gestaltung und Wertung im Vergabeverfahren", Mai 2014.

Grundsätzlich gilt: Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag!

Allerdings ist der niedrigste Angebotspreis nicht allein entscheidend – wobei Sie trotzdem sicherstellen müssen, dass der Preis ein wichtiges Kriterium bleibt und Ihre Vergabeentscheidung substanziell beeinflusst. Trotzdem können Sie auch Gesichtspunkte wie Qualität, technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Betriebs- und Folgekosten, Rentabilität, Kundendienst, technische Hilfe oder Ausführungsfristen berücksichtigen. 

Und: Legen Sie ein besonderes Augenmerk auf ökologische und soziale Kriterien – sie sind aufgrund des in § 2 Abs. 6 BeschaffVO verankerten Nachhaltigkeitsgrundsatzes immer zu berücksichtigen! Wie bereits ausgeführt, müssen Sie die relevanten Leistungskriterien für Ihre Ausschreibung – idealerweise auch deren Gewichtung – vor der Angebotseinholung festlegen!

Beachte
Ein Kriterium, das die Eignung des Unternehmens beschreibt (siehe 3.1.3) darf nicht noch einmal im Rahmen der Leistungswertung berücksichtigt werden. Es handelt sich hierbei um eine unzulässige Doppelbewertung.

3.3 Was tun, wenn kein gewünschtes Ergebnis bei einer Beschränkten Vergabe vorliegt?

Grundsätzlich bleibt es dabei: Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag – Sie können nicht nachverhandeln. Ist hingegen gar kein Angebot bei Ihnen eingegangen, haben sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentlich verändert, ergab die Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis oder bestehen andere schwerwiegende Gründe? Dann können Sie das Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufheben (vgl. § 7 BeschaffVO). Anschließend muss es gegebenenfalls unter den neuen Bedingungen erneut ausgeschrieben werden.

4. und 5. Die Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb und die Öffentliche Ausschreibung

Nur in seltenen Fällen ist es aufgrund des Auftragsvolumens (ab 100.000 Euro) oder wegen Förderbedingungen notwendig, einer unbegrenzten Anzahl von Bewerberinnen und Bewerbern die Teilnahme an dem Verfahren zu ermöglichen. Die öffentliche Bekanntgabe erfolgt in der Regel auf hierfür vorgesehenen Plattformen. 

Da die sich hieraus ergebenen Besonderheiten vielfältig sind und einer fachlichen Unterstützung bedürfen, verzichten wir an dieser Stelle auf weitergehende Ausführungen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Frau Seelbach (Referat Zentrale Dienste) unter nina.seelbach@ekhn.de oder Telefon 06151 405-150.

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Hinweis

In Kapitel V werden die kirchlichen Grundsätze erläutert, die bei jedem Einkauf zu berücksichtigen sind. Dort erfahren Sie auch, was als „wirtschaftlich“ gilt.

Haben Sie Fragen dazu? 
Dann wenden Sie sich gerne an Frau Seelbach (Referat Zentrale Dienste) unter nina.seelbach@ekhn.de oder Telefon 06151 405-150. Für rechtliche Fragen steht Ihnen Frau Christian (Referat Liegenschaftsverwaltung und Baurecht) unter franziska.christian@ekhn.de oder Telefon 06151 405-232 zur Verfügung.

Kontakt

Information zu öffentlichen Ausschreibungen und Beschränkte Ausschreibungen mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb erhalten Sie im Referat Zentrale Dienste, Frau Seelbach, per Email unter nina.seelbach@ekhn.de oder Telefon 06151 405-150.

Fußnoten

3 Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Teil B Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

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