DSO - Abschnitt 4. Geschäftsführung und Geschäftsordnung
§ 46. Sitzungsprotokoll.
(1) Über jede Sitzung des Dekanatssynodalvorstands ist ein Protokoll zu erstellen. Es hat zu enthalten: Tag und Ort, Zahl der gesetzlichen Mitglieder und Namen der Anwesenden, die Tagesordnung sowie bei Beschlüssen die wörtliche Wiedergabe der Anträge und das Stimmenverhältnis.
(2) Die vom Dekanatssynodalvorstand gefassten Beschlüsse sind zu verlesen und durch die Protokollführerin oder den Protokollführer in ein Protokoll aufzunehmen. Das Protokoll ist in ein Protokollbuch aufzunehmen oder zu einer besonderen Sammlung zu nehmen, die mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen ist. Jedes Mitglied des Dekanatssynodalvorstands kann unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen eine Abschrift des Protokolls erhalten.
(3) Auf Antrag muss auch eine abweichende Meinung in das Protokoll aufgenommen werden.
(4) Das Protokoll ist spätestens in der nächsten Sitzung vom Dekanatssynodalvorstand zu genehmigen und von der oder dem Vorsitzenden sowie der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterschreiben.
(5) Wichtige Beschlüsse sind vom Dekanatssynodalvorstand in geeigneter Form zu veröffentlichen. Vertrauliche Entscheidungen sind davon ausgenommen. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.
(6) Beglaubigte Abschriften aus dem Protokoll werden durch die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Dekanatssynodalvorstands oder die Dekanin oder den Dekan mit Unterschrift und Dienstsiegel erteilt.
Kommentar zu § 46:
1. Nach Absatz 1 ist über jede Dekanatssynodalvorstandssitzung ein Sitzungsprotokoll zu erstellen. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass mindestens ein Beschlussprotokoll zu erstellen ist und legt daher die Mindestinhalte des Protokolls fest. Ein Protokoll dient vor allem der Beweisbarkeit der in der Vorstandssitzung gefassten Beschlüsse. In jedem Fall kann auch ein Protokoll über den Verlauf einer Sitzung neben den Beschlüssen nur das enthalten, was in der Sitzung tatsächlich diskutiert wurde.
2. Absatz 2 regelt, dass die gefassten Beschlüsse unmittelbar zu verlesen sind, ehe sie von der Protokollführerin oder dem Protokollführer in das Protokoll aufgenommen werden. Hierdurch besteht die unmittelbare Möglichkeit für alle Mitglieder, für die richtige Protokollierung der gefassten Beschlüsse mit zu sorgen. Das Protokoll ist in ein Protokollbuch oder zu einer besonderen Sammlung zu nehmen und mit fortlaufenden Blattzahlen (je Kalenderjahr) zu versehen.
3. Ausdrücklich ist geregelt, dass jedem Mitglied des Dekanatssynodalvorstands eine Abschrift des Protokolls ausgehändigt werden kann, allerdings unter Wahrung der im Datenschutzgesetz der EKD niedergelegten Erfordernisse, siehe hierzu § 19 Punkte 2 und 3 sowie § 29 Punkte 3 und 4.
4. Absatz 3 enthält die Regelung, dass auch eine abweichende Meinung einzelner Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands auf Antrag in das Protokoll aufgenommen wird und so auch abweichende Meinungen dokumentiert werden können.
5. In Absatz 4 ist geregelt, dass der Protokollentwurf spätestens in der nächsten Sitzung des Dekanatssynodalvorstands zu genehmigen und danach von der oder dem Vorsitzenden sowie der Protokollführerin oder dem Protokollführer zu unterschreiben und als Original zur Sammlung zu nehmen ist.
6. Absatz 5 enthält für den Dekanatssynodalvorstand die Verpflichtung, wichtige Beschlüsse in geeigneter Form zu veröffentlichen und so die kirchliche Öffentlichkeit über die getroffenen Entscheidungen im Dekanat zu informieren.
7. Vertrauliche Entscheidungen sind von der Möglichkeit der Veröffentlichung ausgenommen, siehe hierzu § 19 Punkte 4 bis 7 und 10.
8. Betroffene sind von Beschlüssen des Dekanatssynodalvorstands auch bei vertraulichen Angelegenheiten zu informieren, § 30 Verwaltungsverfahrens- und –zustellungsgesetz der EKD. Die Information Betroffener über Beschlüsse des Dekanatssynodalvorstands ist wichtig, damit diese innerhalb der Monatsfrist entscheiden können, ob sie von ihrem Einspruchsrecht nach § 57 DSO Gebrauch machen wollen und der Dekanatssynodalvorstand nach Fristablauf weiß, dass Beschlüsse von Betroffenen nicht mehr angegriffen werden können, siehe auch Kommentierung zu § 57 DSO.
9. Auch wenn das Protokoll erst in der folgenden Sitzung des Dekanatssynodalvorstands genehmigt wird, sind die vom Dekanatssynodalvorstand wirksam gefassten Beschlüsse – wenn sie nicht gerade wegen offensichtlicher und schwerer Rechtsmängel nichtig und damit von vornherein rechtsunwirksam sind – gültig und können vollzogen werden, siehe hierzu auch § 29 Punkt 8.
10. Absatz 6 beinhaltet nunmehr die ausdrückliche Regelung, dass beglaubigte Protokollabschriften durch Dekanin oder Dekan sowie die Dekanatssynodalvorstandsvorsitzende oder den Dekanatssynodalvorstandsvorsitzenden als die beiden siegelführungsberechtigten Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands erteilt werden können.
11. Normale Protokollauszüge, um beispielsweise Teilnehmende der Sitzungen, die Mitarbeitervertretung oder Betroffene über getroffene Entscheidungen zu informieren, werden durch die Vorstandsvorsitzende oder den Vorstandsvorsitzenden unterschrieben. Ein Protokollauszug kann bereits aus dem ungenehmigten Protokoll erstellt werden, da die Genehmigung des Protokolls keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse ist.
