§ 45. Umlaufbeschluss.

Kommentar zu § 45:

1. Die Möglichkeit eines Umlaufbeschlusses ist neu in die Dekanatssynodalordnung aufgenommen worden. Der Umlaufbeschluss ist eine Ausnahme vom Grundsatz, dass alle Entscheidungen des Dekanatssynodalvorstands in gemeinsamer Sitzung mündlich zu beraten und abzustimmen sind. Da der Dekanatssynodalvorstand nach § 42 DSO die neue Möglichkeit einer Videokonferenz hat, ist diese nach Möglichkeit vorrangig zu nutzen, wenn alle Dekanatssynodalvorstandsmitglieder hierfür über die technischen Möglichkeiten verfügen. Umlaufbeschlüsse sind deshalb auf Ausnahmefälle beschränkt. Umlaufbeschlüsse sind kein Instrument, um Dekanatssynodalvorstandssitzungen einzusparen.

2. Für die Initiierung von Umlaufbeschlüssen ist nach Absatz 1 die oder der Dekanatssynodalvorstandsvorsitzende zuständig, die oder der bei Abwesenheit durch seine bzw. ihre Stellvertretung vertreten werden kann. Die Initiierung durch andere Personen kommt nur dann in Betracht, wenn ihnen durch Geschäftsordnung des Dekanatssynodalvorstands für bestimmte Bereiche die Herbeiführung von Beschlüssen übertragen wurde, z. B. Vorsitzende von Ausschüssen, die rechtswirksame Beschlüsse fassen können.

3. Umlaufbeschlüsse sind kein Instrument zur Heilung der Beschlussunfähigkeit von Dekanatssynodalvorständen. Waren Dekanatssynodalvorstände beschlussunfähig, muss in jedem Fall eine neue Sitzung nach § 44 Absatz 1 oder Absatz 2 DSO einberufen werden. Diskussionsergebnisse beschlussunfähiger Sitzungen können nicht per Umlaufbeschluss nachträglich zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

4. Absatz 1 beschränkt die Möglichkeit, Umlaufbeschlüsse zu fassen, auf Ausnahmefälle. Es muss sich um Eilfälle handeln, für die selbst mit verkürzter Einladungsfrist keine Dekanatssynodalvorstandssitzung einberufen werden kann und die keiner mündlichen Erörterung bedürfen. Der klassische Fall für einen Umlaufbeschluss sind kleine fristgebundene Personalentscheidungen wie Arbeitszeitaufstockungen oder fristgebundene Entscheidungen, die bereits im Dekanatssynodalvorstand diskutiert wurden.

5. Solange Kirchenvorstände aufgrund der Corona-Pandemie nicht zusammentreten können oder wollen oder nicht alle Dekanatssynodalvorstandsmitglieder über die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz verfügen, bietet der Umlaufbeschluss die einzige rechtssichere Möglichkeit der Beschlussfassung. Die Dekanatssynodalvorstandsmitglieder können alle zulässigen technischen Möglichkeiten nutzen, sich telefonisch oder am PC zu beraten und notwendige Beschlüsse dann als Umlaufbeschlüsse fassen.

6. Mit der Einleitung eines Umlaufbeschlusses macht die oder der Vorsitzende deutlich, dass sie oder er eine mündliche Erörterung für nicht erforderlich hält und den Vorgang für sehr eilbedürftig hält. Beides sollte sich aus dem Beschlussvorschlag und seiner Begründung unmittelbar ergeben. Sollte dies nicht der Fall sein, kann bei der oder dem Vorstandsvorsitzenden nachgefragt werden oder dem Verfahren widersprochen werden. Dann wird die Sache in der nächsten Vorstandssitzung entschieden.

Ein Umlaufbeschluss, der objektiv nicht eilbedürftig war und/oder einer mündlichen Erörterung bedurft hätte, ist aus formalen Gründen mit einem Einspruch nach § 57 DSO angreifbar. Nach Ablauf der Einspruchsfrist von zwei Wochen ist allerdings auch ein solcher Umlaufbeschluss aus Gründen der Rechtssicherheit rechtskräftig.

7. Das Umlaufverfahren sollte daher innerhalb weniger Tage abgeschlossen sein. Möglich ist hier, dass die oder der Vorsitzende bereits mit der Bitte um einen Umlaufbeschluss um eine Rückmeldung innerhalb einer von ihr bzw. ihm gesetzten Frist bittet und nachhakt, wenn Dekanatssynodalvorstandsmitglieder sich innerhalb dieser Frist nicht äußern.

8. Die oder der Vorsitzende entscheidet auch über das Verfahren für einen Umlaufbeschluss, zu dem alle Dekanatssynodalvorstandsmitglieder technischen Zugang haben müssen. Möglich ist eine telefonische Befragung ebenso wie die Nutzung von Email oder zugelassener sozialen Medien. Insbesondere bei der Nutzung sozialer Medien sind die Erfordernisse der Datensicherheit und des Datenschutzes besonders zu beachten. Möglich ist auch, die Unterschriften aller Dekanatssynodalvorstandsmitglieder auf einem Beschluss in Papierform einzuholen.

9. Absatz 3 regelt, dass ein Antrag im Umlaufverfahren dann angenommen ist, wenn die Mehrheit der Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands ihm zustimmt. Er ist sofort rechtskräftig, sofern er nicht mit einem Einspruch angegriffen wird.

9. Absatz 2 legt fest, dass Dekanatssynodalvorstandsmitglieder jederzeit dem Verfahren widersprechen können und dann die Angelegenheit in der nächstfolgenden Vorstandssitzung zu behandeln ist. Das setzt voraus, dass alle Mitglieder die Möglichkeit hatten, sich zum Umlaufverfahren zu äußern. Es genügt daher keinesfalls, nur die Anzahl der Vorstandsmitglieder zu informieren, die zur Beschlussfähigkeit notwendig sind. Wurden nicht alle Mitglieder gefragt, ist der Beschluss bereits aus diesem formalen Grund rechtswidrig und mit einem Einspruch nach § 57 DSO angreifbar. Deshalb muss in jedem Fall dokumentiert werden, dass und in welcher Form alle Dekanatssynodalvorstandsmitglieder die Möglichkeit zur Teilnahme am Umlaufverfahren hatten. Diese Dokumentation ist zu den Protokollakten des Dekanats zu nehmen.

Protokoll Umlaufbeschluss

10. Ein Widerspruch muss nach Absatz 2 Satz 2 unverzüglich erfolgen, um die schnelle Beschlussfassung nicht zu konterkarieren. „Unverzüglich“ ist gesetzlich definiert als „ohne schuldhaftes Zögern“. Jedes Mitglied muss also so schnell, wie es ihm möglich ist, reagieren. Die Frist dürfte sicher nicht länger als zwei Tage sein. Die oder der Vorsitzende kann eine Frist setzen, innerhalb derer eine Rückmeldung erbeten wird und nachhaken, wenn Vorstandsmitglieder sich innerhalb dieser Frist nicht äußern. Nach Fristablauf wird dann geprüft, ob eine Mehrheit nach Absatz 3 dem Antrag zugestimmt hat.

11. Absatz 3 regelt, dass ein Antrag im Umlaufverfahren dann angenommen ist, wenn die Mehrheit der Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands ihm zustimmt. Er ist sofort rechtskräftig, sofern er nicht mit einem Einspruch angegriffen wird.

12. Eine geheime Abstimmung ist im Umlaufverfahren nicht möglich. Auch Wahlen sind nicht möglich.

13. Absatz 4 bestimmt die Dokumentation des Umlaufbeschlusses. Dieser ist im Wortlaut mit dem Abstimmungsergebnis in der nächstfolgenden Sitzung des Dekanatssynodalvorstands in das Protokoll aufzunehmen. Etwaige Unterlagen zum Umlaufbeschluss sind als Anlagen zum Protokoll zu nehmen. Die Protokollierung dient allein Beweiszwecken. Sie hat keine Auswirkung auf die Rechtskraft des gefassten Umlaufbeschlusses. Eine erneute Beschlussfassung ist nicht erforderlich. Bestehen im Dekanatssynodalvorstand Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Umlaufbeschlusses, kann durch eine erneute, bestätigende Beschlussfassung erreicht werden, dass Rechtsmängel des Umlaufbeschlusses durch den erneuten Beschluss geheilt werden.

Protokoll Umlaufbeschluss

14. Auch für Umlaufbeschlüsse gelten die allgemeinen Regelungen zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit; siehe hierzu auch die Kommentierungen zu § 42 Nr. 4 und § 46 Nr. 9 DSO.