DSO - Abschnitt 4. Geschäftsführung und Geschäftsordnung

§ 42. Einladung und Tagesordnung.

(1) Die oder der Vorsitzende beruft den Dekanatssynodalvorstand zu Sitzungen ein. Dies soll mindestens jeden zweiten Monat geschehen. Der Dekanatssynodalvorstand kann beschließen, dass Dekanatssynodalvorstandssitzungen ausnahmsweise als Video- oder Telefonkonferenzen durchgeführt werden.

(2) Die Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands sind mindestens eine Woche vor der Sitzung unter Mitteilung der Tagesordnung in Schrift- oder Textform unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuladen. Bei besonderer Dringlichkeit kann die Einladungsfrist verkürzt werden.

(3) Der Dekanatssynodalvorstand muss einberufen werden, wenn mindestens ein Drittel seiner Mitglieder oder die Kirchenleitung dies jeweils unter Angabe des Grundes beantragen.

(4) Angelegenheiten, die mindestens von einem Viertel der Mitglieder und spätestens vier Tage vor der Sitzung bei der oder dem Vorsitzenden schriftlich angemeldet werden, müssen auf die Tagesordnung gesetzt werden.

(5) Über Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, kann auf Beschluss verhandelt werden. Über sie darf jedoch nur ein Beschluss gefasst werden, wenn alle anwesenden Mitglieder damit einverstanden sind.

Kommentar zu § 42:

1. Der oder die Dekanatssynodalvorstandsvorsitzende ist grundsätzlich für die Aufstellung der Tagesordnung, die Festlegung der Sitzungstermine und die Durchführung der Sitzungen zuständig.

Neu 2. Der Dekanatssynodalvorstand ist ein Gremium, dessen Mitglieder sich grundsätzlich zu gemeinsamen Sitzungen an einem gemeinsamen Ort zusammenfinden. Der Dekanatssynodalvorstand hat aber auch die Möglichkeit zu beschließen, dass Dekanatssynodalvorstandssitzungen als Videokonferenzen oder als Telefonkonferenzen durchgeführt werden. Der Dekanatssynodalvorstand kann diesen Beschluss zu Beginn einer Video- oder Telefonkonferenz fassen. Durch die Formulierung „ausnahmsweise“ wird deutlich, dass Präsenzsitzungen nach wie vor der Normalfall sein sollen. Ein Dekanatssynodalvorstand kann daher nicht ausschließlich per Video- oder Telefonkonferenz tagen. Für Video- oder Telefonkonferenzen gelten dann die gleichen Geschäftsordnungsregelungen wie für Dekanatssynodalvorstandssitzungen mit gemeinsamer Präsenz der Mitglieder an einem gemeinsamen Ort. Alle teilnehmenden Dekanatssynodalvorstandsmitglieder sind daher dafür verantwortlich, dass die Vertraulichkeit, die Nichtöffentlichkeit der Sitzung und der Datenschutz gewahrt werden, d.h. dass Unberechtigte nicht zuhören können.

Wird eine Video- oder Telefonkonferenz beschlossen, darf dadurch kein Dekanatssynodalvorstandsmitglied von einer Sitzungsteilnahme ausgeschlossen werden, weil es nicht über die erforderliche Hardware-Ausstattung verfügt. Allen Dekanatssynodalvorstandsmitgliedern muss eine Teilnahme an einer Video- oder Telefonkonferenz auch tatsächlich technisch möglich sein. Durch die Neuregelung sind auch hybride Sitzungsformen möglich, beispielsweise eine Zuschaltung einzelner Mitglieder per Telefon, Nutzung eines Bildschirms durch mehrere Mitglieder oder Zuschaltung von Mitgliedern in Präsenzsitzungen per Telefon oder Video.

3. Nach Absatz 3 können ein Drittel der Dekanatssynodalvorstandsmitglieder oder die Kirchenleitung unter Angabe des Grundes die Einberufung einer Dekanatssynodalvorstandssitzung erzwingen.

4. Absatz 1 Satz 2 enthält als Sollregelung einen Sitzungszyklus von mindestens zwei Monaten, von dem nur in Ausnahmefällen abgewichen werden darf, damit eine kontinuierliche Gremienarbeit des Dekanatssynodalvorstands möglich ist.

5. Absatz 2 legt fest, dass der Dekanatssynodalvorstand mit einer Tagesordnung arbeiten muss, die mit der Einladung an alle Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands mindestens eine Woche vor der Sitzung schriftlich oder in elektronischer Form versandt werden muss. Bei der Textform, d. h. dem Versand in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, sind selbstverständlich die Amtsverschwiegenheit und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten, siehe hierzu § 24 Punkt 7. Zur Berechnung der Einladungsfrist gelten nach § 18 Absatz 1 Verwaltungsverfahrens- und -zustellungsgesetz der EKD (VVZG-EKD) die §§ 187 – 193 BGB entsprechend. Das bedeutet, dass zwischen dem Tag des Zugangs der Einladung und der Sitzung mindestens eine Woche liegen muss, Beispiel: Wenn am Donnerstag Sitzung ist, muss die Einladung den Dekanatssynodalvorstandsmitgliedern spätestens am Mittwoch zugegangen sein. Bei einem Versand per Email oder Post kann von einem Zugang nach drei Tagen ausgegangen werden, § 28 Absatz 2 VVZG-EKD.

6. Eine Verkürzung der Einladungsfrist bei besonderer Dringlichkeit ist möglich.

7. Nach Absatz 4 kann mindestens ein Viertel der Mitglieder die Aufnahme von Tagesordnungspunkten auf die Tagesordnung veranlassen, wenn diese mindestens vier Tage vor der Sitzung schriftlich bei der oder dem Vorsitzenden eingereicht wurden.

8. Absatz 5 regelt das Verfahren, wie Tagesordnungspunkte noch zu Sitzungsbeginn auf die Tagesordnung genommen und einer Beschlussfassung zugeführt werden. Grundsätzlich soll der oder die Vorsitzende die Chance haben, die Sitzungen des Dekanatssynodalvorstands ordnungsgemäß zu leiten. Deshalb sollen die Vorsitzenden und alle Dekanatssynodalvorstandsmitglieder sich angemessen auf die Sitzungen vorbereiten können und vor überraschenden Tagesordnungspunkten grundsätzlich geschützt werden. Aus diesem Grund liegt die Hürde für eine Änderung der Tagesordnung in der Sitzung relativ hoch. Folgendes dreistufige Verfahren ist einzuhalten:
a) Der Antrag, einen Punkt auf die Tagesordnung zu nehmen, muss die Mehrheit der Stimmen erhalten.
b) Kein Dekanatssynodalvorstandsmitglied darf auf die Frage: „Erhebt sich gegen die Beschlussfassung über diesen Tagesordnungspunkt Widerspruch?“ einer Beschlussfassung in dieser Sache widersprechen. Wird widersprochen, kann der nachgemeldete Tagesordnungspunkt nur besprochen werden, eine Beschlussfassung ist nicht möglich.
c) Wird einer Beschlussfassung nicht widersprochen, kann in der Sache nach § 44 Absatz 4 DSO abgestimmt werden.

9. Die Regelung des Absatzes 5 greift auch, wenn in der Sitzung das Absetzen eines Tagesordnungspunktes beantragt wird, da die Interessenlage der Dekanatssynodalvorstandsmitglieder identisch ist. Auch der Antrag, Tagesordnungspunkte von der Tagesordnung abzusetzen, ist in einer Dekanatssynodalvorstandssitzung nur dann erfolgreich, wenn alle Dekanatssynodalvorstandsmitglieder mit einer Absetzung einverstanden sind.