§ 38. Einberufung der ersten Sitzung.

1. Der neugewählte Dekanatssynodalvorstand muss zu seiner ersten Sitzung binnen vier Wochen nach Beginn der Amtszeit einberufen werden.

2. In der ersten Sitzung ist durch die oder den Vorsitzenden sicher zu stellen, dass alle Mitglieder des Dekanatssynodalvorstands auf die Amtsverschwiegenheit nach Artikel 6 Absatz 3 KO hingewiesen werden und die Datenschutzerklärung unterzeichnen, von der jeweils eine Ausfertigung zu den Dekanatsakten genommen wird und eine Ausfertigung beim Mitglied verbleibt.

Datenschutzerklärung

3. Die Neukonstituierung eines Dekanatssynodalvorstands nach einer Wahl stellt für die beteiligten Personen einen Neubeginn dar. Dies gilt aber nicht für die Rechtsbeziehungen des Dekanats. Der neue Dekanatssynodalvorstand ist wie der vorherige die Vertretung des Dekanats, dem alle Handlungen des alten wie des neuen Dekanatssynodalvorstands rechtlich zugerechnet werden. Trotz des Wechsels der Personen besteht daher rechtlich keine Unterbrechung oder ein Bruch, sondern eine Kontinuität. Das Recht der EKHN geht deshalb davon aus, dass der Wechsel von einem Dekanatssynodalvorstand auf den nächsten übergangslos durch die Übergabe der Geschäfte erfolgt.

4. Bei jedem Wechsel im Vorsitz des Dekanatssynodalvorstands muss eine Geschäftsübergabe stattfinden. An dieser Übergabe sind die alten und neuen Vorsitzenden, die Dekanin oder der Dekan und bei Bedarf die Leitung der zuständigen Regionalverwaltung beteiligt. Die Übergabe ist in einem Übergabeprotokoll festzuhalten, das von den alten und neuen Vorsitzenden zu unterschreiben ist.

5. Darüber hinaus muss der neue Dekanatssynodalvorstand darüber informiert werden, was bisher gemacht worden ist. Die Arbeit des Dekanatssynodalvorstands fi ndet ihren rechtsgültigen Ausdruck in Beschlüssen, die in ein Protokollbuch aufzunehmen sind (§ 46 Absatz 2 DSO). Dieses Protokollbuch und alle damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen müssen dem neuen Dekanatssynodalvorstand zur Verfügung stehen.

6. Es kann auch vorkommen, dass der alte Dekanatssynodalvorstand einzelne Vorhaben zwar begonnen hat, aber noch nicht ab schließen konnte. Dann ist es wichtig, dass der neue Vorstand darauf hingewiesen wird und über den aktuellen Sachstand informiert wird. Außerdem sollen die Arbeitsmittel, z. B. Rechtssammlung, Formulare usw. weitergegeben werden, soweit sie sich nicht ohnehin im Dekanatsbüro befinden.

7. Der alte Dekanatssynodalvorstand sollte also früh genug:
a) die erforderlichen Unterlagen, Verzeichnisse und Bücher zusammenstellen,
b) sich überlegen, was er dem neuen Dekanatssynodalvorstand darüber hinaus mitteilen möchte, damit dieser die Arbeit möglichst reibungslos fortführen kann.

8. Die Dokumentation der ordnungsgemäßen Übergabe erfolgt in dem von der Kirchenleitung vorgegebenen Muster-Übergabeprotokoll. Ein Übergabeprotokoll ist in jedem Fall auszufüllen, siehe hierzu § 11 Punkt 6.

Muster-Übergabeprotokoll DSV-Vorsitzender