Unterabschnitt 5. Geschäftsführung und Geschäftsordnung

2. Alle Protokolle sind zu einer besonderen Sammlung zu nehmen, die mit fortlaufenden Blattzahlen für das laufende Kalenderjahr zu versehen ist. Eine lediglich elektronische Speicherung der Protokolle genügt also nicht, es sind in jedem Fall Papierausdrucke für die Sammlung zu fertigen.

3. Ausdrücklich neu wird die Möglichkeit in Absatz 2 aufgenommen, dass alle Synodalen eine Abschrift des Protokolls erhalten können, allerdings unter Wahrung der im Datenschutzgesetz der EKD niedergelegten Erfordernisse. Stellvertretende Mitglieder der Synode erhalten nur dann einen Protokollentwurf für die Synodaltagung, in der sie ein gewähltes Mitglied tatsächlich vertreten. Durch die ausdrückliche Bezugnahme auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist sichergestellt, dass auch beim Einsatz von modernen Informationstechnologien der kirchliche Datenschutz beachtet und das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Betroffenen gewahrt werden muss.

Da Synodalprotokolle regelmäßig personenbezogene Daten enthalten, sind sie für eine Veröffentlichung außerhalb des Kreises der Synodalen wenig geeignet. Es ist Aufgabe der Vorsitzenden des Dekanatssynodalvorstands oder der Dekaninnen und Dekane, beispielsweise die Mitarbeitenden des Dekanats, die Pfarrerinnen und Pfarrer in Dekanatskonferenzen, die Mitarbeitervertretung, die interessierte Öffentlichkeit oder von Entscheidungen direkt Betroffene über Entscheidungen der Synodaltagung zu informieren.

4. Es ist daher bereits bei der Protokollführung darauf zu achten, dass im Protokoll nur die für die Dokumentation des Sachzusammenhangs und der Beschlussgründe unbedingt notwendigen personenbezogenen Daten aufgenommen werden.

5. Jede und jeder Synodale ist dafür verantwortlich, dass Unterlagen aus der Mitarbeit in der Dekanatssynode für Dritte, insbesondere Familienmitglieder im häuslichen Bereich, unzugänglich aufbewahrt werden, siehe Anmerkung zur Verschwiegenheitspflicht, § 19 Nr. 1.

6. Absatz 3 enthält die Neuregelung, dass auf Antrag auch eine abweichende Meinung in das Protokoll aufzunehmen ist. Dem Antrag muss entsprochen werden. Antragsberechtigt sind nur die stimmberechtigten Mitglieder der Dekanatssynode sowie die Jugenddelegierten und nur diejenigen, die auch tatsächlich an der protokollierten Diskussion teilgenommen haben. Protokolliert werden kann nur eine abweichende Meinung, die in der Diskussion auch tatsächlich geäußert wurde, aber nicht ins Protokoll genommen wurde.

7. Nach Absatz 4 ist das Protokoll von der Synode in der nächstfolgenden Sitzung zu genehmigen. Es wird mit der Einladung zur nächsten Tagung zunächst ein Protokollentwurf versandt, über den dann abgestimmt werden kann. Nach erfolgter Genehmigung wird das Protokoll dann durch den Vorsitzenden oder die Vorsitzende sowie der Protokollführung unterzeichnet und im Original zur Sammlung genommen.

8. Auch wenn das Protokoll erst in der folgenden Sitzung der Synode genehmigt wird, sind die von der Synode wirksam gefassten Beschlüsse und durchgeführten Wahlen – wenn sie nicht gerade wegen offensichtlicher und schwerer Rechtsmängel nichtig und damit von vornherein rechtsunwirksam sind – gültig und können vollzogen werden. Zwischen dem Protokoll und den protokollierten Beschlüssen und Wahlen ist also streng zu unterscheiden. Das Protokoll dient lediglich als Beweismittel für die gefassten Beschlüsse und durchgeführten Wahlen, ist aber keine Voraussetzung für deren Wirksamkeit.

9. In Absatz 5 ist nun auch für den Dekanatssynodalvorstand geregelt, dass er verpflichtet ist, wichtige Beschlüsse der Dekanatssynode in geeigneter Weise zu veröffentlichen und damit der regionalen kirchlichen Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

10. In Absatz 5 ist geregelt, dass Dekanate Betroffene über von ihnen getroffene Entscheidungen angemessen informieren. Die Informationspflicht liegt hier bei der oder dem Dekanatssynodalvorstandsvorsitzenden. Die Information Betroffener ist wichtig, damit diese innerhalb der Monatsfrist entscheiden können, ob sie von ihrem Einspruchsrecht nach § 57 DSO Gebrauch machen wollen und der Dekanatssynodalvorstand nach Fristablauf weiß, dass Beschlüsse von Betroffenen nicht mehr angegriffen werden können.

11. Normale Protokollauszüge, um beispielsweise Sitzungsteilnehmer, die Mitarbeitervertretung oder Betroffene über getroffene Entscheidungen zu informieren, werden durch die oder den Dekanatssynodalvorstandsvorsitzenden unterschrieben.

12. Sind beglaubigte Abschriften beispielsweise im Verkehr mit staatlichen Behörden, der Regionalverwaltung oder der Kirchenverwaltung erforderlich, ist in Absatz 6 neu geregelt, dass beglaubigte Abschriften aus dem Protokoll durch die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Dekanatssynodalvorstands oder die Dekanin oder den Dekan mit Unterschrift und Dienstsiegel erteilt werden, da nur diese beiden Personen siegelführungsberechtigt sind.