§ 19. Verschwiegenheitspflicht.

Die Mitglieder der Dekanatssynode sind nach Artikel 6 Absatz 3 der Kirchenordnung verpflichtet, über Angelegenheiten der Seelsorge und über sonstige Gegenstände, die ihrer Natur nach vertraulich sind oder als vertraulich erklärt werden, Stillschweigen zu wahren. Die Mitglieder sind hierauf durch die Sitzungsleiterin oder den Sitzungsleiter zu Beginn ihrer Mitgliedschaft in der Dekanatssynode hinzuweisen. Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch für solche Personen, die zu den Beratungen der Dekanatssynode hinzugezogen worden sind.

Kommentar zu § 19:

1. Nach Artikel 6 Absatz 3 KO sowie § 6 Datenschutzgesetz der EKD (DSG-EKD) sind Mitglieder der Dekanatssynode und des Dekanatssynodalvorstands zur Amtsverschwiegenheit verpflichtet. Dies bedeutet, dass sie über vertrauliche Angelegenheiten mit Dritten nicht sprechen oder anderweitig kommunizieren dürfen und die entsprechenden Unterlagen für Dritte unzugänglich aufzubewahren haben. Dies bedeutet aber auch, dass sie bei der Nutzung von Internet, E-Mail oder Social Media sicherstellen müssen, dass die Vertraulichkeit gewahrt wird und Dritte, z. B. durch einen „Familiencomputer“, nicht mitlesen können. Die Vertraulichkeit der elektronischen Kommunikation ist durch die Verwendung aktueller Virenschutz-Software und Verschlüsselungsprogramme zu gewährleisten.

2. Um die Bedeutung der Verschwiegenheitspflicht sowie die Wahrung des informationellen Selbstbestimmungsrechts betroffener Personen zu dokumentieren, sind alle gewählten und berufenen Mitglieder auf die Verschwiegenheitspflicht sowie zur Wahrung des Datenschutzes durch Unterzeichnung der entsprechenden Datenschutzerklärung zu verpflichten. Dies geschieht, indem Artikel 6 Absatz 3 KO und § 19 DSO in der konstituierenden Sitzung von der Versammlungsleiterin oder dem Versammlungsleiter vorgelesen wird und alle Mitglieder die entsprechende Datenschutzerklärung unterzeichnen. Die unterzeichneten Datenschutzerklärungen sind zu den Akten des Dekanats zu nehmen.

Merkblatt für Ehrenamtliche zum Thema Datenschutz sowie ein Muster für eine Verpflichtungserklärung

Broschüre zum Datenschutz (Stand 2015)

3. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Ende der Mitgliedschaft in der Dekanatssynode fort. Alle Unterlagen aus der Mitarbeit in Dekanatssynode oder Dekanatssynodalvorstand sind daher entweder zu vernichten, zu löschen oder dem Dekanat zur Vernichtung zurückzugeben.

4. Angelegenheiten der Seelsorge unterliegen in jedem Fall der Amtsverschwiegenheit. Von der Verpflichtung zur Wahrung der Amtsverschwiegenheit kann nur die Kirchenleitung befreien, z. B. um eine Zeugenaussage eines Mitglieds der Dekanatssynode zu ermöglichen.

5. Über Personalangelegenheiten hat der Dekanats synodalvorstand als Arbeitgeber Stillschweigen zu wahren. Wird diese Verpflichtung verletzt, kann sich der Dekanatssynodalvorstand oder einzelne seiner Mitglieder gegenüber der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter aufgrund des Arbeitsverhältnisses schadensersatzpflichtig machen. Dies gilt selbst für abgelehnte außenstehende Bewerberinnen oder Bewerber bei Bewerbungsverfahren.

6. Bei Gegenständen, die ihrer Natur nach vertraulich sind, z. B. Wahlunterlagen, ist der Dekanatssynodalvorstand zur vertraulichen Handhabung aller Unterlagen verpflichtet.

7. Angelegenheiten, die vom Dekanatssynodalvorstand oder einer Aufsichtsbehörde – Kirchenverwaltung oder Kirchenleitung – für vertraulich erklärt wurden oder für die mit Dritten Vertraulichkeit vereinbart wurde, unterliegen ebenfalls der Verschwiegenheitspflicht. Ein typischer Anwendungsfall sind Beratungen bei Konfliktfällen.

8. Der Verschwiegenheitspflicht unterliegen auch Personen, die der Dekanatssynodalvorstand zu seinen Beratungen hinzuzieht. Auch sie sind daher bei ihrer ersten Teilnahme auf ihre Verschwiegenheitspflicht von der oder dem Dekanatssynodalvorstandsvorsitzenden hinzuweisen. Dies sollte zum Schutz des Dekanatssynodalvorstands für jeden Einzelfall im Protokoll vermerkt werden.

9. Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht können Schadensersatzansprüche betroffener Dritter nach sich ziehen und zur Aberkennung des Amtes durch die Kirchenleitung wegen eines groben Pflichtverstoßes gegen eine der Hauptpflichten nach § 55 Absatz 2 Nr. 1 DSO führen.

10. Der Dekanatssynodalvorstand sollte auch festlegen, wie vertrauliche Beschlüsse Betroffenen mitgeteilt werden sollen, siehe § 46 Punkt 8.